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Datensicherung Betriebsprüfer: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

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Datensicherung und Betriebsprüfung

09.06.2010, 15:45 Uhr | tb

Zur Ermittlung steuerlich erheblicher Sachverhalte führen Betriebsprüfer der Finanzverwaltung Außenprüfungen in Betrieben durch. Dies kann turnusmäßig erfolgen oder außerplanmäßig bei Vorliegen bestimmter Anhaltspunkte. Rechtsgrundlage für die Betriebsprüfungen sind die Abgabenordung und die Betriebsprüfungsordnung. Seit dem 1.1.2002 haben die Betriebsprüfer die Befugnis, die mit Hilfe von Datenverarbeitungssystemen erstellte Betriebsbuchführung durch Zugriff auf diese Daten zu überprüfen.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Dieses Recht zur digitalen Betriebsprüfung beruht auf den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Diese vom Bundesfinanzministerium erlassenen Anweisungen enthalten bestimmte Anwendungsregelungen, unter welchen Voraussetzungen und in welchem Umfang Betriebsprüfer der Finanzverwaltung von ihrer Befugnis zur digitalen Betriebsprüfung Gebrauch machen können. Der Datenzugriff kann danach in drei unterschiedlichen Formen erfolgen, dem unmittelbaren und mittelbarem Datenzugriff sowie der Datenträgerüberlassung (§ 147 Absatz 6 Abgabenordung).

Zugriffsformen der digitalen Betriebsprüfung

Beim unmittelbaren Datenzugriff ist dem Betriebsprüfer direkter Lesezugriff auf das Datenverarbeitungssystem vor Ort zu verschaffen. Hierzu ist dem Betriebsprüfer die entsprechende Hard- und Software einschließlich möglicher Zugangsberechtigungen und Auswertungsprogramme zum System zu überlassen. Im Fall des mittelbaren Datenzugriffs führt der Betrieb selbst oder ein beauftragter Dritter (etwa Steuerberater) eine Auswertung der Daten nach Vorgaben des Betriebsprüfers durch. Bei der Datenträgerüberlassung stellt der Betrieb der Finanzverwaltung sämtliche steuerlich relevanten Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern bereit.

Mitwirkungspflichten bei der Durchführung der digitalen Betriebsprüfung

Den Steuerpflichtigen treffen umfangreiche Mitwirkungspflichten im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung (§ 200 Abgabenordnung). Bei unmittelbarem Datenzugriff müssen dem Betriebsprüfer nicht nur sämtliche Hilfsmittel überlassen werden, sondern erforderlichenfalls ist ihm auch eine technische Einweisung in das Datenverarbeitungssystem zu geben. Zur Durchführung der Betriebsprüfung besteht zudem Anspruch auf einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz. Bei mittelbarem Datenzugriff kann zur Auswertung der Daten die Unterstützung eines mit dem Datenverarbeitungssystem vertrauten Mitarbeiters verlangt werden. Die Datenträgerüberlassung schließlich erstreckt sich auf alle zusätzlich notwendigen Informationen, die eine Auswertung der Daten ermöglichen.

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