Software Wenn die E-Mail nicht ankommt
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Nicht jede E-Mail erreicht wirklich den gewünschten Empfänger. Manchmal landet beim Absender nur Sekunden nach dem Versand eine kryptische Fehlermeldung im Posteingang. Woran der Sendeversuch gescheitert ist, lässt sich daran auf den ersten Blick kaum erkennen. Unsere Klick-Show zeigt, was es mit den Fehlermeldungen auf sich hat.
Eine E-Mail wird nach dem Betätigen des Sende-Knopfs auf die Reise geschickt. Zunächst überträgt die E-Mail-Software Ihre Mail auf den Server Ihres E-Mail-Providers (SMTP-Server), vergleichbar mit dem gelben Briefkasten der Post. Wichtig ist, dass Sie dort als Absender eingeloggt sind, was aber in den meisten Fällen automatisch passiert. Ist alles korrekt, kontaktiert dieser den Server des Empfängers (POP3). Ist der Empfänger dort registriert, kann die Übertragung beginnen. Die Mail landet beim Empfangsserver, vergleichbar mit dem Briefkasten an der Haustür. Loggt sich der Empfänger das nächste Mal ein, holt seine E-Mail-Software die Post vom Empfangsserver ab.
E-Mail-Fehlercodes verstehen
Geht an einer Stelle etwas daneben, scheitert der Versand nicht. Im Normalfall erstellt dann einer der beteiligten Server eine automatische Fehlermeldung, die Sie als Absender in Ihrem Postfach finden. Jede dieser Fehlermeldungen enthält einen dreistelligen Fehlercode, der für jedes Problem eindeutig definiert ist. Ein Beispiel: Fehler 517 und 518 etwa bedeuten, dass es die angegebene Empfangsadresse nicht gibt. Hier könnte also ein Tippfehler in der Adresse die Ursache sein. Möglicherweise hat auch der Empfänger seine Mailadresse mittlerweile geändert. Ist das die Ursache des Fehlers, muss auf andere Art und Weise der Kontakt zum Empfänger gesucht werden.
Verstopfte Mailbox verweigert Annahme
Fehler 534 besagt, dass Ihre Mail zu groß ist. Daran ist nicht der geschriebene Text schuld, sondern der mitgeschickte Anhang. Manche Mailserver akzeptieren nur Anhänge mit Größen von wenigen Megabytes. Wenn Sie Bilder verschicken, können Sie beispielsweise deren Größe verkleinern. Das funktioniert mit jedem Bildbearbeitungsprogramm oder - bei mehreren Fotos sinnvoll - viel komfortabler mit kleinen Spezial-Tools wie dem kostenlosen VSO Image Resizer. Verwenden Sie eine E-Mail-Software wie Outlook Express oder Windows Mail, bietet sich eine besonders einfache Lösung über das Kontextmenü des Windows Explorers an. Wenn Sie kein Bild, sondern ein Word-Dokument verschicken, lohnt es sich, die Daten zu komprimieren, also kleiner zu packen. Ein leistungsfähiges Programm zum Packen und Entpacken von Dateien ist beispielsweise IZArc. Mit MP3-Dateien, Fotos oder Filmen klappt das eher schlecht, da diese in Regel schon optimiert sind. Bleibt der Anhang trotzdem zu groß: Viele Mailprovider bieten die Möglichkeit, große Dateien online zu speichern, die der Empfänger später herunterladen kann.
Manchmal ist die Mail nicht zu groß, sondern nur die Mailbox des Empfängers voll. Darauf deutet ein Fehlercode hin, der mit den Ziffern 52 beginnt. Zum Glück wird das Problem immer seltener, denn viele Provider bieten kostenlos mehrere Gigabyte Speicherplatz. Trotzdem passiert es noch ab und zu, dass Mail-Eingangsboxen überlaufen. Hier lässt sich kaum umgehen, den Empfänger auf anderem Wege anzusprechen.
E-Mail im Spam-Filter gelandet
Schwerer zu identifizieren ist, wenn die E-Mail zwar irgendwo angekommen, aber in den Maschen von Filtern hängen geblieben ist. Hier kommt leider keine Fehlermeldung zurück. Viele Mailprogramme bieten die Möglichkeit, Filter zu definieren, mit denen Mails automatisch sortiert oder auch gelöscht werden. E-Mail-Anbieter wie t-online.de bieten auch die Möglichkeit, erkannte Spam-Mails in einen separaten Spamverdacht-Ordner zu verschieben. Das passiert automatisch, die Mail erreicht daher nicht mehr die Eingangsbox des Empfängers. Auch E-Mail-Programme wie Live Mail oder Mozilla Thunderbird können Spam automatisch aussortieren. Diese Automatik ist aber nicht immer richtig eingestellt und sortiert manchmal mehr aus als er eigentlich soll.
Wenn Sie den Verdacht haben, Ihre Mail erreicht zwar die gewünschte Adresse, wird aber trotzdem ignoriert, hilft eventuell eine Empfangsbestätigung: Sie erhöht die Aufmerksamkeit des Empfängers. Nutzen Sie diese Möglichkeit aber nur gezielt, da es den Adressaten stören könnte, wenn Sie jeden Maileingang bestätigt haben möchten.
Meldet sich der Empfänger trotz eingeschalteter Empfangsbestätigung immer noch nicht, hilft nur, ihn auf anderem Weg zu verständigen. Vielleicht wundert er sich sogar, warum er nur noch sporadisch angeschrieben wird. In diesem Fall muss er wohl seine Filterrestriktionen zügeln.
Outlook Express ist falsch eingestellt
In einigen Fällen klappt schon der Mail-Versand nicht. Die mit Abstand häufigste Ursache dafür ist eine falsche Einstellung im Microsoft-Mailprogramm Outlook Express. Denn das betagte XP-Mailprogramm hat die Angewohnheit, zuerst Mails in der Warteschleife zu senden und dann erst neue Mails abzufragen. Die Reihenfolge ist verdreht, die Mailserver senden vor einer Abfrage nicht. Wenige Klicks schaffen Abhilfe. Oft reicht auch aus, den Sende- und Empfangsvorgang einfach zu wiederholen. Andere Mailprogramme wie etwa Mozilla Thunderbird oder der Outlook-Express-Nachfolger Windows Live Mail von Windows 7 und Vista kennen das Problem nicht. Mit einem Webmail-Dienst, der über den Browser bedient wird, passiert dieser Fehler ebenfalls nicht.
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