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Word: Den perfekten Brief gestalten mit Microsoft Office

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Office-Ratgeber  

Word: Der perfekt gestaltete Brief

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Word: Den perfekten Brief gestalten mit Microsoft Office. Word-Ratgeber: Der perfekt gestaltete Brief (Quelle: t-online.de)

Zur perfekten Briefvorlage in fünf Schritten (Quelle: t-online.de)

In Zeiten von Facebook, WhatsApp und E-Mail wird ein Brief auf Papier meist nur noch für offizielle Korrespondenz verwendet. Wir zeigen Ihnen in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie sich Ihren eigenen Standard-Brief in Word bauen. Bei dieser Vorlage steht alles am rechten Fleck, so dass Ihnen das Schreiben eines offiziellen Briefes viel leichter fällt.

Generell regelt die DIN-Norm 5800 wo etwas auf einem Blatt Papier zu stehen hat. Das praktische daran: Ihr Brief passt anschließend exakt in ein Couvert mit Adressfenster. Und so setzen Sie die Regeln für Briefkopf, Anschriftenfeld und Betreffzeile für Ihr Word-Dokument um:

Seitenränder und Textfeld in Word definieren

Im ersten Schritt bestimmen Sie die Seitenränder Ihres Word-Briefes. Für den linken Seitenrand wählen Sie einen Abstand von 2,41 Zentimeter, während Sie den oberen Seitenrand auf 9,5 Zentimeter festlegen, so dass Ihr Textfeld direkt unterhalb des Anschriftenfelds beginnt.

  1. Wechseln Sie in den Reiter Einfügen. Dort wählen Sie Seitenränder, Benutzerdefinierte Seitenränder.

  2. Den Rand auf der linken Seite geben Sie mit 2,41 cm und den oberen mit 9,5 cm an.

  3. Schließen Sie das Eingabefenster mit OK.

Briefkopf in das Dokument einfügen

Im Briefkopf gehört Ihr Name, ein Logo – falls vorhanden – sowie die Anschrift. Die DIN-Norm räumt Ihnen für die Gestaltung des Briefkopfes 4,5 Zentimeter ein.

  1. Den Briefkopf bearbeiten Sie in Word 2007 über Einfügen, Kopfzeile, Kopfzeile bearbeiten.

  2. Fügen Sie Ihre Kontaktdaten ein, also Ihren Namen sowie die Anschrift. Namen oder den Namen der Firma können Sie durch eine größere Schriftart oder eine Formatierung mit fett hervorheben.

  3. Wenn Sie ein Logo platzieren möchten, fügen Sie diese über die Schaltfläche Grafik ein. Innerhalb von Word können Sie auch Größe und Position des Logos anpassen.

Anschriftenfeld in Word gestalten

Im nächsten Schritt positionieren Sie das Anschriftenfeld. Es besitzt laut DIN-Vorschrift eine Höhe von 4,0 Zentimetern und eine Breite von 8,5 Zentimetern. Insgesamt neun Zeilen finden hier Platz, wobei die ersten drei für Vermerke reserviert sind; die restlichen stehen Ihnen für die Adresse zur Verfügung. Die Umsetzung in Word realisiert sich am einfachsten über ein Textfeld.

  1. Wechseln Sie in den Reiter Einfügen. Dort wählen Sie Text, Textfeld, Einfaches Textfeld.

  2. Markieren Sie das Textfeld. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Textfeld formatieren.

  3. Wechseln Sie dazu in das Register Farben und Linien. Dort klicken Sie im Feld unter Linie auf den kleinen Pfeil neben Farbe und wählen Keine Farbe.

  4. Wechseln Sie in das Register Layout. Dort wählen Sie den Punkt Links. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Weitere.

  5. Unter Bildposition setzen Sie die horizontale Ausrichtung auf 0 cm und wählen rechts von: Seitenrand. In der Vertikalen tragen Sie den Wert 5,08 cm unterhalb der oberen Seite ein. Schließen Sie das Fenster mit OK.

  6. Wechseln Sie in das Register Größe. Als Höhe tragen Sie 4,0 cm und als Breite 8,5 cm ein.

  7. Schließen Sie das Eingabefenster mit OK.

Betreffzeile und Briefinhalt in Word positionieren

Auf die Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen, gefolgt von der sogenannten Betreffzeile. In dieser steht kurz der Inhalt des Briefs, wie etwa "Ihr Schreiben vom 13. Mai 2013". Anschließend folgen zwei Leerzeilen und dann die Anredezeile. Zwischen dem Brieftext und der abschließenden Grußformel steht ebenfalls wieder eine Leerzeile.

Falzmarken richtig platzieren

Damit Ihr Brief exakt in einem DIN-C5- oder DIN-C6-Umschlag passt und die Adresse richtig platziert ist, statten Sie Ihrer Briefvorlage mit einer Falzmarke aus. Damit die Markierung die Eingabe des Textes nicht beeinflusst, verstecken Sie diese in der Fußzeile.

  1. Wechseln Sie in den Reiter Einfügen. Dort wählen Sie Fußzeile, Fußzeile bearbeiten.

  2. Die Falzmarke erhalten Sie über eine gezeichnete Linie. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Formen und dann Linie.

  3. Zeichnen Sie eine gerade Linie irgendwo in der Fußzeile. Einen exakten geraden Strich erhalten Sie, wenn Sie während des Zeichnens die Umschalt-Taste gedrückt halten.

  4. Markieren Sie Ihren Strich, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü AutoForm formatieren.

  5. Wechseln Sie in den Register Größe. Dort tragen Sie als Strichstärke 0,02 cm und als Länge 1 cm ein. Im letzten Schritt platzieren Sie den Strich an der endgültigen Position.

  6. Wechseln Sie in das Register Layout und klicken dort auf den Schalter Weitere.

  7. Über das Register Bildposition geben Sie die Lage der Falzmarke an: Es ist 0 cm horizontal vom Seitenrand und 10,5 cm vertikal von der Seite entfernt.

Dokument als Briefvorlage abspeichern

Damit Sie Ihren Musterbrief nicht unbeabsichtigt ändern, speichern Sie diesen zum Schluss als Word-Vorlage ab. So haben Sie immer eine Kopie zur Hand, während das Original von Anpassungen unberührt bleibt.

  1. Um Ihren Brief als Vorlage abzuspeichern, klicken Sie in der Menü-Leiste auf Datei und wählen Speichern unter.

  2. Wählen Sie unter Dateityp den Typ Word-Vorlage (*.dotx).

Microsoft Word speichert die neue Vorlage automatisch im Ordner Dokumente Ihres Windows-Benutzerprofils. Damit Sie Ihre persönliche Briefvorlage auch in der Auswahl von Word aufrufen können, ändern Sie über Datei, Optionen noch das Stammverzeichnis der Benutzervorlagen. Wie das geht, zeigt Ihnen die Foto-Show. Über Datei, Neu, Meine Vorlagen können Sie Ihre Briefvorlage dann bequem in Word öffnen.

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