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Dokumente archivieren - Welches Format benutze ich?

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Dokumente archivieren: Welches Format benutze ich?

06.02.2012, 13:05 Uhr | jh (CF)

Viele Anwender möchten wichtige Dokumente archivieren und für die Zukunft konservieren. Neben einem robusten Speichermedium spielt dabei vor allem das Format eine wichtige Rolle: Selbst die beste Festplatte nützt Ihnen in 20 Jahren nichts wenn das jeweilige Format nicht mehr geöffnet werden kann.

Dokumente archivieren: Auf das Format kommt es an

Dateiformate wichtiger Programme wechseln sicherlich nicht allzu oft. Alle Jahre wieder gibt es dennoch den einen oder anderen Umbruch. Jüngstes Beispiel: Das Office-Paket von Microsoft. Mit der 2007er Version stieg der Redmonder Softwaregigant auf den Open XML-Standard um. Wurde dieses zuerst nur als Option angeboten, ist der XML-Standard bei Office 2010 mittlerweile Pflicht. Sie erkennen das aktualisierte Format an dem Zusatz „x“: Word-Dokumente tragen dementsprechend nicht mehr die Endung .doc, sondern .docx.

Zwar können Sie auch weiterhin im Office 2003-2007-Format speichern, doch wie lange diese Option anhalten wird ist völlig unklar. Dementsprechend ist es nicht unwahrscheinlich, dass Sie das alte Office-Format in 10-15 Jahren nicht mehr öffnen können. Gerade wer Dokumente archivieren möchte, muss auf solche Feinheiten achten.

PDF gilt als zukunftssicher

Bei der Formatfrage gilt derzeit vor allem PDF (steht für „Portable Document Format“) als relativ zukunftssicher. Hersteller Adobe hat mit PDF/A (A steht für „Archive“) sogar ein spezielles Format für Dokumentarchivierung veröffentlicht. Im Gegensatz zur herkömmlichen PDF werden dabei „externe“ Bestandteile wie Schriftarten oder Bilder gleich in der Datei abgelegt, um das Dokument auch in einer völlig anderen Umgebung genauso darstellen zu können wie vorgesehen. Einen Haken hat das Ganze allerdings: Mit dem weit verbreiteten „Adobe Reader“ können Sie PDF-Dateien lediglich betrachten, nicht aber editieren.

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