E-Mail-Signatur: Was muss drinstehen?

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht nur privat versenden, sondern auch an geschäftliche Kontakte, darf eine passende E-Mail-Signatur nicht fehlen. Doch was genau muss man eigentlich in eine Signatur schreiben, damit sie beim Empfänger einen professionellen Eindruck macht? Mit den folgenden Tipps zum Schreiben einer E-Mail-Signatur gelingt es leichter.

E-Mail-Signatur schreiben: Vorteile

Professionelle Unternehmen haben auch eine entsprechende Signatur, schließlich repräsentiert diese auch den Gesamteindruck der Firma, den der Empfänger bekommen soll. Doch gerade Start-ups und Kleinunternehmer vergessen diese so wichtige Visitenkarte am Ende der E-Mail, was beim Empfänger in der Regel nicht gut ankommt. Mit einer guten Signatur können Sie sich nicht nur positiv von anderen E-Mail-Absendern abheben, sondern Sie erleichtern dem Empfänger auch eine direkte Kontaktaufnahme per Telefon oder Handy.

Wie Sie eine E-Mail-Signatur schreiben

Die Signatur sollte so kurz wie möglich, übersichtlich und aussagekräftig sein. Zu den wichtigsten Daten gehören hier natürlich Ihr Name sowie Anschrift und Name Ihrer Firma und Abteilung. Sehr wichtig sind auch Angaben wie Telefonnummer, Telefaxnummer sowie die URL Ihrer Firmenwebsite. Alternativ können Sie hier noch Ihre Mobilfunknummer einfügen, um die Erreichbarkeit für Ihre Kunden zu erhöhen. Beachten Sie bei der Erstellung der Signatur auch, dass es hier bestimmte gesetzliche Vorschriften gibt. Nicht fehlen darf die korrekte Bezeichnung der Rechtsform Ihres Unternehmens sowie die Handelsregisternummer, wenn Sie in diesem Register eingetragen sind. Auch das für Sie zuständige Registergericht ist hier anzugeben. Viele denken, sie müssten zusätzlich noch einen Disclaimer an jede E-Mail anhängen, diese sind aber rechtlich meist ohne Wirkung und werden vom Großteil der Empfänger auch nicht wirklich gelesen. Tipp: Halten Sie Ihre Signaturen generell kurz und verzichten Sie auf unnötige Formatierungen, um den Leser nicht vom Wesentlichen abzulenken.