Office Outlook: E-Mail mit Signatur versehen

Firmenadresse, Handelsregister-Nummer und Gesellschafter: Im Geschäftsleben gehören Kontaktdaten beim Briefversand einfach zum guten Ton – in vielen Branchen sind Signaturen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Welche Angaben verpflichtend sind und wie Sie Ihre E-Mails mit einer Signatur ausstatten, haben wir Ihnen am Beispiel mit Microsoft Outlook zusammengestellt.

Signatur in Outlook 2003 anlegen

Um eine Signatur in Outlook 2003 anzulegen, wählen Sie im Menü Extras unter Optionen das Register E-Mail-Format. Dort klicken Sie auf den Button Signaturen, um eine neue Signatur anzulegen oder eine bereits bestehende zu editieren. Welche Formatierungen Sie dabei vornehmen können, hängt davon ab, welches Standardformat Sie für das Verfassen von E-Mails eingestellt haben. Wenn Sie Nur-Text ausgewählt haben, ist auch die Signatur auf die im Textformat möglichen Formatierungen beschränkt. Wer es beispielsweise bunt mag, wählt daher HTML als Format für ausgehende E-Mail und weitere Einstellungen.

Persönliche Mail-Signatur

Wenn Sie in Outlook 2003 Signatur ohne Vorlage erstellen wählen, können Sie die Signatur in Outlook selbst editieren. Für HTML-Mails lassen sich beispielsweise Farbe, Schriftart, und Schriftgröße festlegen. Wer ein noch mehr Gestaltungsmöglichkeiten benötigt, klickt auf Erweitertes Bearbeiten. Dann öffnet sich ein Editor, in dem Sie die Signatur nach Belieben formatieren und als Vorlage abspeichern können. Wer dazu lieber einen externen HTML-Editor verwenden möchte, speichert die darin gestaltete Signatur einfach als htm-Datei ab und bindet sie anschließend in Outlook ein. Dazu wählen Sie Diese Datei als Vorlage verwenden beim Erstellen einer neuen Signatur.

Signatur in Outlook 2010 anlegen

Um in Outlook 2010 Signaturen zu erstellen, klicken Sie im Menü Datei auf Optionen und klicken dann neben dem Eintrag E-Mail Erstellen oder ändern auf den Signaturen-Button. Dort haben Sie die gebräuchlichen Formatierungswerkzeuge zur Hand. Ab Outlook 2007 können Sie sogar Grafiken in Ihre Signatur einfügen.

Geschäftliche E-Mails: Diese Angaben sind Pflicht

Geschäftskorrespondenz muss laut Gesetz immer bestimmte Firmenangaben enthalten. Das gilt zumindest für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Vorgeschrieben sind neben dem exakten Firmennamen und vollständigen Adresse auch die Rechtsform und das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Bei einer GmbH müssen zudem alle Geschäftsführer und der Aufsichtsratsvorsitzende mit vollem Vor- und Zunamen erwähnt werden. Das gleiche gilt für alle Vorstandmitglieder einer Aktiengesellschaft.