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Abwesenheitsnotiz: Beispiele für die richtige Formulierung

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Die perfekte Abwesenheitsnotiz

08.02.2016, 16:45 Uhr | dpa-tmn, t-online.de

Abwesenheitsnotiz: Beispiele für die richtige Formulierung. Auch für Abwesenheitsnotizen gibt es Regeln. (Quelle: imago/Chromorange)

Auch für Abwesenheitsnotizen gibt es Regeln. (Quelle: Chromorange/imago)

Die perfekte Abwesenheitsnotiz - wie sieht sie aus? Lieber kurz, knapp und kühl formuliert oder doch eher zuvorkommend und blumig geschrieben? Und muss eine englische Version der Abwesenheitsnachricht zwingend in die E-Mail aufgenommen werden? Wir haben diese Fragen für Sie geklärt und Ihnen einige Vorlagen für gelungene Abwesenheitsnotizen in unserer Klick-Show zusammengestellt.


Eine Norm für Abwesenheitsnotizen gibt es nicht - allerdings ist es wichtig, dass alle relevanten Angaben aufgeführt sein sollen. 

Das gehört in eine Abwesenheitsnotiz
- Wie lange sind Sie nicht persönlich erreichbar?
- Wer ist in dieser Zeit Ansprechpartner für den E-Mail-Schreiber?
- Telefonnummer, E-Mailadresse und Erreichbarkeit der Vertretung 
- Hinweis, ob eingehende E-Mails direkt an Ihre Vertretung weitergeleitet werden
- Höfliche Grußformeln

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Abwesenheitsnotizen immer positiv formulieren

Agnes Anna Jarosch vom Deutschen Knigge-Rat in Bonn rät, dass eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails im Urlaub immer positiv formuliert werden sollte. So dürfe ein Kunde nicht bloß erfahren, was der Mitarbeiter gerade nicht für ihn tun kann. "Ich bin vom 1. bis zum 13. August nicht im Büro" sei daher die falsche Formulierung.

An Geschäftsbrief orientieren

Arbeitnehmer sollten besser schreiben, wann sie wieder zu erreichen sind und wer Kunden in der Zwischenzeit weiterhilft. Auch die Form der Notiz dürfe einem Geschäftsbrief in nichts nachstehen. Denn selbst wenn es sich nur um eine automatisch versendete Standardnachricht handelt – sie wirke nach außen wie eine Visitenkarte des Unternehmens. In den Text gehören daher eine freundliche Anrede, ein Abschiedsgruß und ein Dank für die Nachricht.

Für internationale Kunden englische Abwesenheitsnotiz

Bei Unternehmen, die mit ausländischen Kunden oder Betrieben zusammenarbeiten, gehört eine perfekt formulierte englische Abwesenheitsnotiz zum guten Ton dazu. Arbeiten Sie jedoch in einer kleinen, ausschließlich in Deutschland tätigen Firma, ist eine englische Abwesenheitsnachricht kein Muss.

Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz

Eine neutrale Abwesenheitsnotiz könnte also lauten: 

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am 15. Januar wieder im Büro für Sie zu erreichen. In der Zwischenzeit wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meinen Kollegen Peter Müller, den Sie per E-Mail unter peter.mueller@musterfirma.de oder telefonisch unter 1234/56789123 kontaktieren können. 

Ansonsten werde ich Ihre E-Mail erst nach meiner Rückkehr beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und beste Grüße,

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