Weihnachtsfeier organisieren - Tipps für die Vorbereitung

Ob privat oder im Büro, groß oder klein, pompös oder eher traditionell: Jahr für Jahr organisieren Menschen in ganz Deutschland Weihnachtsfeiern. Damit die Einstimmung auf die bevorstehenden Feiertage nicht in Chaos ausartet, treffen Sie rechtzeitig Vorkehrungen.

Sich selbst organisieren und eine Checkliste erstellen

Schon eine Weihnachtsfeier im größeren Familienkreis kann viel Arbeit bedeuten: Es müssen Dekorationsartikel eingekauft, Speisen vorbereitet und eventuell Übernachtungsmöglichkeiten für Angereiste organisiert werden. Um die Mühe in Grenzen zu halten, sollte Ihre Weihnachtsfeier-Planung mit einer Checkliste beginnen.

Die erste wesentliche Frage, die es zu klären gilt, betrifft das Budget: Wie viel Geld möchten Sie insgesamt ausgeben und kann das Budget - beispielsweise im Büro - auf einzelne Posten verteilt werden? Schließlich müssen Deko, Speisen und Getränke und eventuell auch ein DJ, eine Band oder eine Tombola bezahlt werden. Ausgehend von dieser Aufstellung beantworten sich zahlreiche weiterführende Fragen nahezu von selbst, da bestimmte Dinge bei einem knappen Budget einfach nicht in Frage kommen.

Zielgruppe definieren

Ein weiterer wesentlicher Faktor sind die Gästeanzahl und die Gäste selbst: Stellen Sie sich also zunächst die Frage, für welche Zielgruppe Sie die Veranstaltung organisieren: Beispielsweise fällt eine Weihnachtsfeier im Büro formeller aus als eine Feier mit Freunden oder der Familie. Anhand dessen richten Sie dann alles weitere aus - die Deko, das Rahmenprogramm und die Verköstigung. (Weihnachtsfeier: Benimm-Regeln, damit Ihre Karriere nicht leidet)

Location rechtzeitig anfragen

Sofern Sie für die Weihnachtsfeier eine externe Location organisieren möchten, sollten Sie diese möglichst frühzeitig anfragen – ab Anfang Dezember sind nämlich erfahrungsgemäß alle „Klassiker“, wie beispielsweise bekannte Restaurants und Veranstaltungshallen, restlos ausgebucht. In diesem Zusammenhang sind auch die Fragen nach der Anfahrt, den Parkmöglichkeiten sowie eventuell der Unterbringung zu klären: Ist der Ort für alle Gäste einfach zu erreichen? Wo können die Gäste ihr Auto abstellen und gibt es in der Nähe geeignete Übernachtungsmöglichkeiten?

Das i-Tüpfelchen

Und obwohl Essen, Trinken und geselliges Beisammensein bei einer Weihnachtsfeier klar im Vordergrund stehen, können Sie ihr dennoch mit einem gesonderten Unterhaltungsprogramm wie Livemusik, Gewinnspielen oder Gruppenspielen das i-Tüpfelchen aufsetzen.

Wenn die Grundpfeiler Ihrer Feier stehen, versenden Sie möglichst frühzeitig die Einladungen oder zumindest einen „Save the date“-Hinweis, damit die Gäste auch zahlreich erscheinen.