SEPA-Umstellung: Was Unternehmen beachten müssen

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SEPA-Umstellung: Was Unternehmen beachten müssen

02.07.2013, 16:02 Uhr | df (CF)

Mit der SEPA-Umstellung zum 1. Februar 2014 soll für Verbraucher vieles einfacher werden – für Unternehmen sieht dies allerdings im ersten Moment anders aus. Gerade große Firmen wie Amazon oder die Telekom stehen vor einem deutlichen Aufwand, da viele Kunden ihre Einkäufe per Einzugsermächtigung bezahlen. Damit diese Änderungen reibungslos verlaufen, ist eine frühzeitige SEPA-Umstellung notwendig.

SEPA-Umstellung: Wenig Kenntnis über das Verfahren

In weniger als einem Jahr findet die SEPA -Umstellung statt – und viele Verbraucher sind nicht ausreichend informiert. Laut einer Umfrage der Deutschen Bundesbank haben 76 Prozent der Befragten noch nie etwas von SEPA gehört, berichtet das Bundesfinanzministerium (BMF) in einer Pressemitteilung. Hinzu kommt: Zwischen Juli und September 2012 lag der Anteil der SEPA-Lastschriften an der Gesamtzahl der Lastschriften in Deutschland bei weniger als einem Prozent. SEPA-Lastschriften sind nämlich bereits seit dem Juli 2012 möglich, aber nicht verpflichtend. Dabei sollten sich gerade Unternehmen auf die SEPA-Umstellung vorbereiten, die zum 1. Februar 2014 vollzogen wird – je nach Größe des Betriebs kann der Vorgang sehr viel Zeit in Anspruch nehmen: zum einen von rechtlicher Seite, zum anderen von technischer Seite.

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Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf die SEPA Umstellung 2014 vorbereiten (Quelle: CHROMORANGE/imago)

Was bringt die SEPA-Lastschrift?

Von der Idee her klingt die SEPA-Umstellung für Unternehmen nicht schlecht: Ab dem 1. Februar 2014 benötigen im europäischen Ausland ansässige Firmen kein separates Konto mehr für das jeweilige Land, in dem sie tätig sind. Hinzu kommt, dass IBAN – also die internationale Kontonummer – einheitlich genutzt werden soll. Damit werden die bisherigen Kontonummern und die Bankleitzahlen abgelöst. Das Vorhaben wird auch an der Abkürzung SEPA deutlich, die für "Single Euro Payments Area" steht. Das Lastschriftverfahren soll also für ganz Europa vereinheitlicht werden.

Frühzeitig planen: Umstellung bereits möglich

Andreas Keller von der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz rät in einem Interview mit der Deutschen Handwerks Zeitung (DHZ) dazu, dass Unternehmen sich schon jetzt auf die SEPA-Umstellung vorbereiten sollten – die Banken sind bereits in der Lage, die IBAN und BIC zu verarbeiten. "Die Umstellung betrifft dabei vor allem die Lohnkonten der Mitarbeiter, aber auch die fest eingespeicherten Konten von Lieferanten beispielsweise", so Keller weiter.

Unternehmen sollten deshalb bei ihrer Zahlungsverkehrssoftware prüfen, ob diese die SEPA-Umstellung bereits ermöglicht. Der Bestand an Kontonummern muss auf das neue Format umgestellt werden, was sehr aufwendig ist – einige Banken bieten aber auch EDV-Programme an, die diese Umstellung erleichtern sollen. Unternehmen sollten sich daher in einem ersten Schritt an ihre Hausbank wenden. Notwendig für die SEPA-Umstellung ist zudem, dass Unternehmen über eine sogenannte Gläubiger-ID verfügen. Diese 16-stellige Nummer müssen Firmen bei der Deutschen Bundesbank beantragen.

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Hohe Kosten durch Umwandlung der Einzugsermächtigungen

Bei der SEPA-Umstellung des Lastschriftverfahrens müssen Unternehmen beachten, dass die Anpassung bei Firmenkunden anders verläuft als bei Privatkunden. Unternehmen können bestehende Einzugsermächtigungen umwandeln und weiterhin nutzen – allerdings nur dann, wenn diese schriftlich erteilt worden sind. Für per E-Mail oder fernmündlich vereinbarte Einzugsermächtigungen müssen Unternehmen sich ein sogenanntes SEPA-Mandat von ihren zahlungspflichtigen Kunden einholen, das einer handschriftlichen Unterschrift bedarf. Ob es hierfür künftig ein vereinfachtes elektronisches Verfahren geben wird, ist noch offen (Stand: Mai 2013). Die Kosten für die Umstellung können in einigen Fällen in die Millionen gehen, warnen Unternehmen mit einem großen Kundenstamm laut einem Bericht der "Frankfurter Allgemeinen Zeitung".

Besonderheit der SEPA-Firmen-Lastschrift

Für den Zahlungsverkehr zwischen Gewerbetreibenden ist zudem künftig eine spezielle SEPA-Lastschrift für Firmen notwendig. "Hierbei ist es aus rechtlichen Gründen nicht möglich, vorhandene Verträge einfach umzudeuten. Vielmehr müssen die Geschäftspartner ihre bestehende Lastschriftvereinbarung erneuern", schreibt die Leipziger Volkszeitung in einem Artikel. Daher sollten Unternehmen frühzeitig mit anderen Gewerbetreibenden in Kontakt treten, um eine Ballung der Kundenkontakte zum Februar hin zu vermeiden. Für die Übergangszeit empfehlen sich zudem sogenannte "Kombi-Mandate": Diese gelten sowohl für die bisherigen Lastschriften als auch für die SEPA-Lastschriften.

02.07.2013, 16:02 Uhr | df (CF)