Meeting-Regeln: Effizienz in Besprechungen steigern

Im Vorhinein festgelegte Meeting-Regeln können entscheidend dazu beitragen, die Effizienz einer beruflichen Besprechung zu verbessern. Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps zusammengefasst.

Nützliche Meeting-Regeln im Überblick

Um die Effizienz einer Besprechung zu steigern, ist es hilfreich, wenn Sie im Vorfeld einige Meeting-Regeln mit den Teilnehmern festlegen. Die Organisation ist dabei entscheidend:

Alle Teilnehmer sollten rechtzeitig über E-Mail oder einen anderen Kanal sowohl über den Zeitpunkt als auch über den Inhalt der Besprechung informiert werden. In diesem Ablaufplan für die Besprechung können Sie schon einmal einige Meeting-Regeln festhalten – beispielsweise einen Zeitrahmen pro Tagesordnungspunkt festsetzen, an dem sich die Teilnehmer auch während der Sitzung orientieren können. Die Bitte um Pünktlichkeit und Vorbereitung gehört ebenso dazu.

Höflichkeitsregeln einhalten

Höflichkeitsregeln lassen sich zwar schwer vorher festlegen, sind aber dennoch entscheidend für das zwischenmenschliche Miteinander. Dazu gehören das pünktliche Erscheinen zur Besprechung, die ungeteilte Aufmerksamkeit und auch eine aufrechte Sitzhaltung, die Interesse bekundet.

Zudem sollte ein wichtiges Meeting nicht mit einem Kaffeekränzchen verwechselt werden: Achten Sie darauf, satt in die Besprechung zu gehen und nicht währenddessen zu essen. Auch das Handy hat bei einer Besprechung nichts zu suchen. Schalten Sie es aus und bewahren Sie es außerhalb der Sichtweite der anderen Teilnehmer auf.

Struktur durch Moderation

Die Aufgabe eines vorher bestimmten Moderators ist es, die Einhaltung der Meeting-Regeln zu gewährleisten und unnötige Monologe zu vermeiden. Er kann das Gespräch lenken, indem er offene Fragen in die Runde stellt oder bestimmte Mitarbeiter direkt anspricht.

Der Moderator hilft somit entscheidend dabei, die Effizienz und Struktur der Besprechung zu steigern. Wenn diese Meeting-Regeln innerhalb einer Firma konsequent verfolgt werden, können sie sich mit der Zeit festigen.