E-Mails schreiben: Tipps für erfolgreiche Mails

Das Schreiben von E-Mails gehört daher für die meisten Menschen zur täglichen Routine. E-Mails erleichtern die tägliche Kommunikation - nicht nur in der Geschäftswelt. Dabei erfordert es kein großes Fachwissen um E-Mails schreiben zu können. Trotzdem werden bei dieser Art von Korrespondenz zahlreiche Fehler begangen, die es zu vermeiden gilt. Wir haben eine Liste mit Tipps zusammengestellt, die Sie beachten sollten, damit der Kontakt erfolgreich funktioniert.

Bei der Briefpost ist es meist selbstverständlich, dass einige Regeln eingehalten werden. Deswegen sollten Sie auch bei E-Mails darauf achten, dass ein gesundes Verhältnis besteht. Es sollte einen Betreff geben und die Anrede höflich gewählt werden. Außerdem sollte Ihre E-Mail eine inhaltliche Struktur aufweisen, die entsprechend untergliedert ist. Achten Sie darauf sich kurz zu fassen. Um für einen gelungenen Abschluss zu sorgen, sollten Sie Ihre Kontaktdaten in einer Signatur am Ende der Nachricht aufführen.

Der Betreff einer E-Mail ist der erste Begriff, den der Empfänger lesen wird. Deswegen macht es nur wenig Sinn, auf ihn zu verzichten. Wählen Sie hierbei möglichst aussagekräftige Wörter, die Ihr Anliegen unmittelbar demonstrieren. Laut computerwelt.de kann die Betreffzeile als "Türöffner" angesehen werden, der entschieden dazu beiträgt, ob eine Nachricht gelesen wird oder nicht.

Einige Menschen bekommen so viele Mails, dass Sie ohne einen Betreff keine Chance auf eine Antwort haben. Oftmals landet die elektronische Post ohne Umweg im Papierkorb.

Anrede sollte nicht fehlen

Zwar ist eine E-Mail weniger formell als ein auf Papier gedruckter Brief, allerdings sollten Sie keinesfalls auf eine Anrede verzichten. Daher sollte über der Mail eine passende Anredeform, etwa "Sehr geehrter Herr Maier" oder "Sehr geehrte Damen und Herren", gewählt werden.

Verzichten Sie auf Abkürzungen

Unverständliche Abkürzungen sind im Geschäftsverkehr nicht gerade höflich. Vermeiden Sie es so oft es geht, Abkürzungen zu verwenden. Aktuelle Rechtschreibprogramme korrigieren Abkürzungen automatisch. Aus "mfg" wird dann im Text automatisch "Mit freundlichen Grüßen".

Keine Adressketten

Es ist in der heutigen Zeit normal geworden, ganze Adressketten in das betreffende Adressfeld zu schreiben, um mehrere Empfänger gleichzeitig anzuwählen. Dies ist aus Datenschutzgründen bedenklich. Außerdem werden auf diese Weise zahlreiche Mail-Adressen für Viren offengelegt.

Wenn einer der der Empfänger einen Virus auf dem Rechner hat und sich dieser per Mail dann an die übrigen Angeschriebenen verbreitet, führt dies zu weiteren, unvorhergesehenen Komplikationen. In der Geschäftswelt ist es darum besser, spezielle Serienbrief-Software einzusetzen, die jede Mail einzeln verschicken kann oder selbst jede Mail neu zu versenden.

Signatur einfügen

Fügen Sie am Ende einer Mail immer eine digitale Signatur an. Diese soll möglichst kurz gehalten sein - höchstens fünf Zeilen. Ort, Straße und Hausnummer sollten aber in jedem Fall enthalten sein.

Kurz und bündig

Bemühen Sie sich darum, sich beim Verfassen einer E-Mail auf das Wesentliche zu beschränken. Laut www.rp-online.de ist es immer besser eine E-Mail aufgrund der zahlreichen Nachrichten, die man bekommt, knapp zu formulieren. Es geht darum, einen Sachverhalt prägnant mit allen relevanten Informationen auf den Punkt zu bringen.

Große Datenmengen wenn möglich vermeiden

Wenn es sich vermeiden lässt, sollten Sie darauf achten, den Empfänger Ihrer E-Mail nicht mit unnötigem Datenmüll zu belasten, die an seine Kapazitätsgrenzen gehen. Eine gute Alternative wäre es beispielsweise, einen Link zu verschicken anstatt einen grafisch aufwendig gestalteten Newsletter, der das Postfach verstopft und unnötig Speicherplatz belegt.

Benutzen Sie Ihren Arbeits-Account nur für die Arbeit

Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, sollten berufliche Mails immer nur vom Account am Arbeitsplatz verschickt werden. Es gilt private und geschäftliche Mails zu trennen. Dies vermeidet auch arbeitsrechtlichen Ärger: Oft ist die die private Nutzung eines Arbeits-Accounts untersagt.

Die "Frankfurter Allgemeine Zeitung" rät daher, auf Scherze oder Ironie in Ihren Nachrichten zu verzichten, da nicht alle Menschen den gleichen Humor teilen. Das große Problem bei Schriftstücken ist, dass Emotionen nur schwer übermittelt werden können. Ein Satz, der in einem Gespräch vielleicht lustig klingt, ist auf dem Papier völlig unangebracht. Wenn Sie dies aufgeführten Regeln des E-Mail-Knigge beachten, sollten Ihnen keine Hindernisse im E-Mail-Verkehr mehr begegnen. (E-Mails auf Englisch schreiben)