E-Mail Signatur prüfen: PDF-Reader und Onlineprüfung
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Rechnungen und Verträge müssen nicht unbedingt immer mit der Post versendet werden. Sie sollten allerdings die Signatur prüfen, wenn Sie stattdessen den digitalen Weg per E-Mail nutzen möchten. Doch wie funktioniert die Überprüfung einer Signatur, und was gibt es zu diesem Thema noch zu beachten? Folgende Tipps zeigen, worauf es hier ankommt.
Signatur prüfen: Rechnungen per E-Mail versenden
Viele Empfänger wünschen sich mehr Sicherheit im digitalen E-Mail-Verkehr, damit Dokumente und Rechnungen vermehrt über den kostengünstigen und unschlagbar schnellen Weg übermittelt werden können. Da aber gerade in diesem Bereich viele Betrüger zu finden sind, ist es gerade bei wichtigen Dokumenten notwendig, dass man die Signatur prüfen kann, um die Echtheit zu bestimmen. Eine digitale Signatur in einem Dokument ermöglicht es, einen eindeutigen Identitätsnachweis über den Versender zu bekommen, indem eine verschlüsselte Prüfnummer zugeordnet wird. Die digitale Signatur dient als Beweis und schützt vor nachträglichen Manipulationen.
PDF-Signatur in einer E-Mail prüfen
Die Echtheit einer PDF-Signatur kann geprüft werden, wenn sie bereits nach einer Verifizierung eindeutig nachgewiesen wurde. Dazu muss die Unterschrift einmalig über einen Signaturdienstanbieter biometrisch erfasst werden, um sie im Anschluss für alle PDF-Dokumente nutzen zu können. In diesem Verfahren wird das digitale Prüfverfahren online sowie auf Basis der echten Unterschrift abgeglichen. Die Signatur muss nicht unbedingt vom Versender selbst hinterlegt werden, es reicht aus, wenn es eine berechtigte Person ist. So muss auch nicht jeder, der mit dem Signatursystem arbeitet, jede einzelne Rechnung mit der digitalen Unterschrift versehen, auch externe Dienstleister dürfen dies. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn ein externes Unternehmen die Buchhaltung und Rechnungslegung einer Firma durchführt. Es gibt drei Stufen, die laut Signaturgesetz als Standards für die elektronische Signatur definiert wurden, die simpelste Variante der einfachen elektronischen Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur, die als am sichersten gilt.
