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06.07.2011, 15:28 Uhr | dpa-tmn / t-online.de, dpa-tmn
Abwesenheitsnotiz: So formulieren Sie sich richtig. (Foto: imago)
Die perfekte Abwesenheitsnotiz - wie sieht sie aus? Lieber kurz, knapp und kühl formuliert oder doch eher zuvorkommend und blumig geschrieben? Und muss eine englische Version der Abwesenheitsnachricht zwingend in die E-Mail aufgenommen werden? Wir haben diese Fragen für Sie geklärt und Ihnen einige Musterbeispiele für gelungene Abwesenheitsnotizen in unserer Klick-Show zusammengestellt.
Eine Norm für Abwesenheitsnotizen gibt es nicht - allerdings gilt grundsätzlich, dass alle relevanten Angaben aufgeführt sein sollen: Wie lange sind Sie nicht persönlich erreichbar und wer ist in dieser Zeit Ansprechpartner für den E-Mail-Schreiber? Telefonnummer, E-Mailadresse und Erreichbarkeit der Vertretung sind unerlässlich. Zudem sollten Sie auch darauf hinweisen, ob eingehende E-Mails direkt an Ihre Vertretung weitergeleitet werden.
Agnes Anna Jarosch vom Deutschen Knigge-Rat in Bonn rät, dass eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails im Urlaub immer positiv formuliert werden sollte. So dürfe ein Kunde nicht bloß erfahren, was der Mitarbeiter gerade nicht für ihn tun kann. "Ich bin vom 1. bis zum 13. August nicht im Büro" sei daher die falsche Formulierung.
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Arbeitnehmer sollten besser schreiben, wann sie wieder zu erreichen sind und wer Kunden in der Zwischenzeit weiterhilft. Auch die Form der Notiz dürfe einem Geschäftsbrief in nichts nachstehen. Denn selbst wenn es sich nur um eine automatisch versendete Standardnachricht handelt - sie wirke nach außen wie eine Visitenkarte des Unternehmens. In den Text gehören daher eine freundliche Anrede, ein Abschiedsgruß und ein Dank für die Nachricht.
Bei Unternehmen, die mit ausländischen Kunden oder Betrieben zusammenarbeiten, gehört eine perfekt formulierte englische Abwesenheitsnotiz zum guten Ton dazu. Arbeiten Sie jedoch in einer kleinen, ausschließlich in Deutschland tätigen Firma, ist eine englische Abwesenheitsnachricht kein Muss.
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Ratgeber: Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen
Quelle: dpa-tmn / t-online.de, dpa-tmn
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