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Outlook 2010 im Überblick – Workshop

Office-Tipps  

Neuer Look, neue Möglichkeiten bei Outlook 2010

24.04.2012, 17:56 Uhr

Outlook 2010 im Überblick – Workshop. Outlook 2010 (Quelle: t-online.de)

Outlook 2010 (Quelle: t-online.de)

Outlook hat in der Programmsammlung von Office 2010 den größten Sprung gemacht. Das wurde auch Zeit. Endlich gibt's auch bei Outlook statt antiquierter Menüs das dynamische Menüband, im Fachjargon Ribbonleiste genannt. Was sich sonst noch getan hat und welche neuen Funktionen Sie nicht verpassen sollten, erfahren Sie auf den folgenden Seiten des Workshops.

Ribbons endlich auch für Outlook

Optisch hat Outlook eine kleine Revolution hinter sich. Wie bei Word, Excel oder PowerPoint schon lange, gibt es jetzt auch beim Mail-Client große Symbole und thematisch sortierte Menübänder. Wer Ribbons bereits von den anderen Office-Programmen kennt, kommt schnell damit klar. Die Menübänder liefern auf Knopfdruck alle Befehle, die man gerade braucht. Überflüssiges wird ausgeblendet und versteckt. Das klappt erstaunlich gut. Wie einfach es in der Praxis geht, sehen Sie in der Foto-Show.

Konto einrichten und aufräumen

Bevor es losgeht und Mails hin und her geschickt werden, muss das E-Mail-Konto eingerichtet werden. Das geht mit Outlook 2010 erfreulich einfach. Für die gängigsten E-Mail-Provider wie Web.de oder GMX kennt Outlook bereits die richtigen Servereinstellungen. Die Zeiten, in denen man sich mit POP- und SMTP-Adressen herumschlagen musste, sind vorbei. Nach zwei Klicks ist das Mailkonto fix und fertig eingerichtet.

Ausmisten und optimieren

Mit der Zeit wird das E-Mail-Postfach immer voller. Macht nichts. Outlook 2010 ist mit cleveren Aufräumwerkzeugen ausgestattet, die bei überquellenden Posteingängen wieder für Ordnung sorgen. Im Dialogfenster Postfach aufräumen können Sie sich die Postfachgröße anzeigen, nach veralteten Mails suchen, Uralt-Mails ins Archiv auslagern oder gelöschte Mails endgültig aus der Postfachdatei entfernen. Denn generell gilt: Je kleiner die Postfachdatei, umso flinker arbeitet Outlook.

Mails übersichtlicher anzeigen

In den meisten Postfächern werden Mails in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Die neuesten Nachrichten stehen oben. Das ist nicht immer sinnvoll. Outlook kennt weitere Darstellungsvarianten. Geht es bei Diskussionen heiß her, ist die Unterhaltungsansicht ideal. Damit werden alle Mails eines Themas als Block zusammengefasst – egal, wann und von wem sie geschrieben wurden.

Übersetzer inklusive

Ebenfalls nützlich: Geht's in E-Mail-Diskussionen um unwichtige Dinge, können Sie mit einem Klick die Debatte ausblenden. Jetzt können sich die Kontrahenten noch so viele Argumente um die Ohren schlagen – Outlook zeigt sie erst gar nicht; selbst wenn Sie auf der Verteilerliste stehen. Und falls Ihnen alles Spanisch vorkommt, verwenden Sie einfach die Übersetzungsfunktion. Damit werden Mails von Freunden oder Bekannten aus dem Ausland sofort ins Deutsche oder andere Sprachen übersetzt.

Zeit sparen mit QuickSteps

Das tägliche Durchforsten des Posteingangs artet mitunter in Arbeit aus. Da müssen Mails in Unterordner verschoben, in Kategorien einsortiert, an Vorgesetzte weitergeleitet oder als erledigt gekennzeichnet werden. Erst nach mehreren Klicks herrscht wieder Ordnung. Mit den QuickSteps von Outlook 2010 wird's einfacher. Ein Klick genügt, um mehrere Arbeitsschritte in einem Rutsch durchzuführen.

Fertige und eigene QuickSteps

Für viele Aufgaben wie das Verschieben in Unterordner oder das Weiterleiten an Vorgesetzte liefert Outlook passende QuickSteps mit. Eigene Regelwerke lassen sich mit wenigen Handgriffen selbst anlegen. Einfach die Verarbeitungsschritte und einen passenden Namen für den QuickStep festlegen und als QuickStep speichern. Trudeln jetzt zum Beispiel neue Mails von Freunden ein, die grün markiert und dann im Unterordner archiviert werden sollen, reicht ein Klick auf die QuickStep-Schaltfläche.

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