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Webkonferenz: Tipps für ein erfolgreiches Online-Meeting

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Webkonferenz: Tipps für ein erfolgreiches Online-Meeting

24.08.2015, 10:49 Uhr | tl (CF)

Wenn sich Verhandlungspartner in weiter Ferne befinden, ist eine Webkonferenz eine kostengünstige Alternative zur Anfahrt der verschiedenen Konferenzteilnehmer. Dieses Online-Meeting hat viele Vorzüge, wenn es richtig umgesetzt wird. Lesen Sie hier mehr über die technische Errungenschaft.

Webkonferenz: Was ist das?

Eine Webkonferenz ist eine virtuelle Zusammenkunft verschiedener Teilnehmer via Internet. Es müssen jeweils ein Computer und eine Internetverbindung vorhanden sein; so treten Menschen auf der ganzen Welt in einen Dialog. In einer Webkonferenz sehen die Teilnehmer normalerweise dasselbe auf ihren Bildschirmen: In der Regel ist dies der Desktop des vorher festgelegten Moderators. Zudem kommt es vor, dass man außerdem auf die verschiedenen Rechner der anderen Teilnehmer zuzugreifen kann. Oft wird das Online-Meeting mithilfe einer Webcam besonders anschaulich.

Sich mit der Technik vertraut machen

Egal, für welche Variante und Technik Sie sich dabei entscheiden: Sie und die anderen Teilnehmer sollten sich mit der Bedienung der nötigen Geräte und der Software rechtzeitig auseinandersetzen – nur dann kann Ihr Online-Meeting ohne Störungen vonstattengehen. Ein Testdurchlauf hilft, schon im Vorfeld etwaige Macken auszumerzen.

Webkonferenz angenehm gestalten

Die Umgebung sollte an die Besonderheiten einer Webkonferenz angepasst werden. Geräusche werden über die Lausprecher der Konferenzteilnehmer vermeintlich verstärkt aufgenommen. Achten Sie daher nicht nur auf einen ruhigen Ort, sondern auch darauf, Störgeräusche wie Papiergeraschel oder Gläserklirren zu vermeiden.

Struktur im Online-Meeting

Da sich die Teilnehmer der virtuellen Besprechung nicht von Angesicht zu Angesicht begegnen, sind klare Strukturen wichtig. Dazu zählen zum Beispiel eine Liste mit allen Punkten, die besprochen werden sollen.

Im Idealfall ist jeder Punkt zeitlich eingegrenzt. Der Moderator sollte Monologe unterbinden, den Dialog fördern und das Zeitmanagement betreuen.

Die Webkonferenz sollte laut dem Magazin "Computerwoche" nicht länger als 90 Minuten andauern, da nach eineinhalb Stunden die Konzentration der Teilnehmer abnimmt. Bei einer Webkonferenz sollten maximal sechs bis sieben Personen teilnehmen, damit das Meeting überschaubar bleibt.

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