Videokonferenz: Tipps für die Sitzung am Bildschirm

Unterschiedliche Teilnehmer an unterschiedlichen Orten: Eine Videokonferenz ermöglicht heutzutage auch geschäftliche Sitzungen, wenn nicht alle Teilnehmer im gleichen Raum sind. Doch diese besondere Art des Meetings stellt spezielle Herausforderungen. Lesen Sie hier einige Tipps.

Testen Sie die Technik für die Videokonferenz

Vor der ersten Videokonferenz sollten Sie sich unbedingt mit allen wichtigen technischen Details des Systems vertraut machen. Erkundigen Sie sich dazu im Internet oder holen Sie sich den Rat eines erfahrenen Kollegen ein. Auch ein vorheriger Soundtest ist wichtig: Wie langsam, wie deutlich und wie laut muss geredet werden, damit jeder jeden verstehen kann?

Während des Meetings sollten Sie Nebengeräusche möglichst vermeiden, indem Sie beispielsweise Fenster und Türen schließen. Halten Sie die außerdem Teilnehmer dazu an, Papiergeraschel und Ähnliches zu unterlassen.

Systeme für Videokonferenzen haben meist sogenannte Kugelmikrofone, die alle Geräusche um sie herum gleichmäßig aufnehmen.

Tipps für die Kommunikation

Während einer Videokonferenz ist die Kommunikation etwas komplizierter, als wenn sich alle Teilnehmer des Meetings im selben Raum befinden.

Halten Sie sich deshalb an einige wichtige Tipps: Setzen Sie am besten einen Moderator fest, der nicht nur inhaltlich durch das Meeting führt, sondern den einzelnen Teilnehmern jeweils das Wort erteilt. So vermeiden Sie, dass man sich aufgrund der verzögerten Übertragung oder eventuell fehlendem Augenkontakt gegenseitig ins Wort fällt.

Wenn möglich, sollten Sie die Kamera außerdem so aufstellen, dass sich alle Teilnehmer des Meetings gegenseitig sehen können. Gehen Sie auch nach dem Meeting auf Nummer sicher: Verteilen Sie ein schriftliches Ergebnisprotokoll, um eventuelle Missverständnisse aufgrund von Kommunikationsproblemen zu vermeiden.