Dienstreise: Müssen Arbeitnehmer die Kosten für den Chef vorstrecken?

Geschäftsreisen gehören für manche Arbeitnehmer regelmäßig zum Job – und damit auch Flüge und Hotels. Müssen Arbeitnehmer die Kosten dafür vorstrecken?

Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle Kosten einer Dienstreise erstatten. Dazu gehören nicht nur Fahrt und Übernachtung, sondern auch die Kosten der Versicherung und der Mehraufwand für die Verpflegung.

"Das bedeutet auch, dass der Arbeitnehmer einen angemessenen Vorschuss verlangen kann", so der Fachanwalt für Arbeitsrecht Alexander Bredereck. Und wer gar nichts vorstrecken möchte, kann vom Arbeitgeber auch nicht dazu gezwungen werden.

Belege unbedingt behalten

Eine Ausnahme gibt es aber: Ist man bereits unterwegs und es fallen unerwartete Kosten an, etwa weil das Bahnticket teurer ist als erwartet, wird man die Dienstreise nicht einfach abbrechen können, sagt Bredereck. In diesem Fall müssten Arbeitnehmer die Mehrkosten vorlegen.

Hat der Arbeitnehmer Reisekosten vorgestreckt, muss der Arbeitgeber diese in angemessener Frist erstatten. Arbeitnehmer müssen dafür im Rahmen der Abrechnung die entsprechenden Belege vorlegen. Eine feste Frist für die Erstattung gibt es allerdings nicht.

Fachanwalt Bredereck rät Arbeitgebern, diese im eigenen Interesse zügig vorzunehmen. In vielen Unternehmen, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig reisen, seien die Regelungen hierfür zudem in einer Reisekostenrichtlinie oder in einer entsprechenden Betriebsvereinbarung verbindlich festgelegt.