Beschaffung fürs Militär: "Das sind Prozess-Stalinisten!"

Beschaffungen fürs Militär dauern lange, das zuständige Amt in Koblenz ist verrufen. Können die Beamten per neuem Gesetz 100 Milliarden Euro schnell ausgeben?

Nach mehr als 40 Jahren im Koblenzer "Beschaffungsamt" verzieht Jakob Milles kaum noch das Gesicht beim Witz, den man sich in der Region über seine Behörde erzählt. Es geht um drei Jungs und ihren Streit, wessen Papa am schnellsten ist, und die ersten beiden legen vor: Papa mit dem Porsche, Papa mit dem Hubschrauber. Sie müssen sich aber geschlagen geben, als das Kind des Beamten im Beschaffungsamt auftrumpft: "Mein Papa hat um drei Feierabend und ist dann um viertel vor drei schon daheim."

Der Witz ist so alt wie das Amt, das früher BWB hieß und heute BAAINBw, Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr. Jakob Milles ist ein alter Hase: Nach dem Studium 1979 fing er in der Beschaffung beim BWB an, wurde Gesamtpersonalrats- und bis Ende vergangenen Jahres Vorsitzender des Bezirkspersonalrats. Bis heute ist er im Verband der Beamten und Beschäftigten der Bundeswehr (VBB) Bereichsvorsitzender BAAINBw.

Milles kennt die Witze und die Sprüche über seinen langjährigen Arbeitgeber, und es gibt sie über viele staatliche Stellen mit Tausenden unkündbaren Mitarbeitern. Aber nur sein Amt bekommt angesichts einer "Zeitenwende" 100 Milliarden Euro "Sondervermögen" zum Ausgeben und ein Bundeswehrbeschaffungsbeschleunigungsgesetz, um schneller zu werden. Am Donnerstag soll es im Bundestag beschlossen werden, und es sind große Erwartungen damit verbunden. Nun soll alles anders werden.

Zehn Jahre für das Beschaffen von Helmen

Denn das Beschaffungsamt gilt als eine der größten Hürden für die dringend notwendige Reform der Bundeswehr. Es hat mehr als 11.000 Mitarbeiter, die an über 100 Standorten arbeiten, die Zentrale ist in Koblenz. Das BAAINBw ist der zentrale Einkäufer für die Bundeswehr: Alles, was dort benötigt wird, wird dort beschafft, von der Soldatenunterwäsche bis zum Transporthubschrauber. Doch genau hier gibt es massive Kritik. Denn schon lange hat das Amt den Ruf, ein behäbiges Bürokratiemonster zu sein. Wenn das Besorgen neuer Helme zehn Jahre dauert, wird mit dem Finger aufs BAAINBw gezeigt.

Mit dem neuen Gesetz könnte das Amt deutlich schneller werden. Koblenz muss sich dann nicht mehr an manche Maßgabe aus Europäischen Vergaberichtlinien halten, Nachprüfverfahren werden beschleunigt und Rügen weniger werden, weil weniger Unternehmen dann dazu überhaupt die Möglichkeit haben. "Das ist der Knackpunkt und seit vielen Jahren bekannt, aber da ist niemand dran gegangen", ärgert sich Jakob Milles. Mögen sie an Rhein und Mosel witzeln und in Berlin schimpfen – er schwärmt von "einem tollen Amt mit tollen Leuten, die wüssten, wie es schneller gehen könnte, aber manchmal fast daran verzweifeln, wie es läuft."

Das Amt ist nicht das Problem, sondern die Prozesse, das ist Milles Botschaft. Im BAAINBw kämpfen sie oft genug mit dem anderslautenden Ruf. So fällte der CDU-Vorsitzende Friedrich Merz in einem "ZDF-Spezial" Anfang März ein vernichtendes Urteil: "Das Amt in Koblenz ist eher Hindernis als dienlich." Bei Gewerkschaftler Milles stand das Telefon nicht still, und er wird deutlich: “Es äußern sich regelmäßig Leute zur Beschaffung bei der Bundeswehr, die keinen blassen Schimmer haben, was läuft. Und deren Gesetze und Entscheidungen sind es zum Teil, die behindern, dass es schnell geht."

Ein Beispiel: Als die Bundeswehr ein neues Frachtflugzeug suchte, hätte der ukrainische Flugzeughersteller Antonov den Bedarf der Bundeswehr für eine große Transportmaschine erfüllen können. Die Politik wollte aber, dass Airbus in Abstimmung mit dem Amt den A400M entwickelt und baut. "Natürlich dauert das dann viel länger, und zum Vorwurf wird es uns gemacht", so Milles.

Doch auch von Fachleuten kommt Kritik. Für derzeit “unreformierbar” hält der Sicherheitsexperte Christian Mölling, Forschungsdirektor der Deutschen Gesellschaft für Auswärtige Politik, das Amt. Schuld daran sei eine “Überbürokratisierung und Regulierung aus Friedenszeiten”. Das neue Gesetz sei zwar “ein Anfang”, sagt Mölling: “, Bislang sind die meisten Einkäufe langwierigen Ausschreibungsprozessen unterworfen, die vor allem rechtssicher sein sollten. “Das führt dann dazu, dass bei der Beschaffung alles nach Vorschrift lief, aber die Bundeswehr immer noch in einem miserablen Zustand ist”, so Mölling: "Hier kann das neue Gesetz alte Probleme mildern. Aber es löst die grundlegenden Probleme nicht.” Denn mit ihrer derzeitigen Rüstungspolitik verfolge die Bundesregierung sich widersprechende Ziele: So wolle man einerseits schnell eine funktionstüchtige Bundeswehr, die aber zugleich nachhaltig mit modernsten Technologien ausgestattet werden solle.

Mölling ist überzeugt: “Man muss sich vom Gedanken verabschieden, dass man alle Risiken eines Projekts vertraglich absichern könne.” Nötig sei “mehr Risikofreude” und mehr Freiraum bei der Beschaffung. Konkret plädiert Mölling dafür, die Unterschwelle, ab der Aufträge ausgeschrieben werden müssen, auf 20.000 Euro hochzusetzen. Nötig sei auch eine Reform der Kultur im Beschaffungsamt: “Da herrscht kein Unternehmergeist, sondern Behördenmentalität.” Den nötigen Freiraum für eine moderne Behörde können aber nur Regierung und Gesetzgeber schaffen.

Die Kritik an schwerfälligen Prozessen kommt aber nicht nur von außen – sondern auch aus den eigenen Reihen. Jens Obermeyer ist Beamter im Beschaffungsamt und zugleich Verbandschef des Technischen Dienstes der Bundeswehr. "Nur deshalb darf ich auch so offen Kritik äußern", sagt der Ingenieur. Als Projektverantwortlicher kennt er die bürokratischen Verschlingungen des Amtes wie kaum ein anderer.

"Alle haben Angst, dass etwas schiefgeht"

Gerade übersehe er ein Projekt, in dem er eine vertraglich abgemachte Optionsleistung auslösen wolle, die mit dem Hersteller vorher so vereinbart wurde. "Aber unsere Juristen sagen, ich dürfe das nicht, weil die Formulierung im Vertrag zu vage sei. Dabei hatte dieselbe Abteilung zuvor den Vertrag abgesegnet, nur eben unter anderer Leitung. Das sind Prozess-Stalinisten."

Obermeyer meint, das Kernproblem der Koblenzer Mammutbehörde zu kennen: "Alle haben Angst, dass etwas schiefgeht und es wieder heißt, das Beschaffugsamt ist schuld. Daher wird alles fünffach geprüft. Wir haben beispielsweise bei Einsprüchen von Firmen, die vor der Vergabekammer landen, eine Erfolgsquote von 100 Prozent. Aber vielleicht sollten wir nur 80 Prozent haben und dafür schneller sein."

Die Folge dieser falschen Fehlerkultur, wie Obermeyer es nennt, ist ein immer größer werdendes Bürokratiemonster. "Sobald ein Fehler passiert, wird eine neue Kontrollinstanz geschaffen. Anstatt Fehler zuzulassen, darüber zu sprechen und es nächstes Mal besser zu machen, bekommt das Amt eine weitere bürokratische Verästelung."

Obermeyer skizziert, wie Probleme manchmal an der kleinsten Stelle auftreten können, etwa beim geplanten Kauf der amerikanischen F-35-Kampfjets: Weil kein Handelsabkommen zwischen den USA und Europa bestehe, könnte schon ein nicht nach hiesigen Standards zertifizierter Schraubenschlüssel reichen, die Lieferung der Jets zu verzögern. "Dann gibt es nur drei Wege: eine maßgeschneiderte Produktion nach EU-Standards, was der Hersteller nicht tun wird; eine Nachqualifizierung, was er auch nicht tun wird; oder wir nehmen unsere eigenen Schlüssel und die Gewährleistung erlischt."

Alle drei Wege könnten das Projekt blockieren, dabei wäre die Lösung laut dem Ingenieur einfach: mehr Entscheidungsfreiheit auf der unteren Ebene. "Ich will nicht einen Unterstaatssekretär nach einen Maulschlüssel fragen, sondern ich will hören: 'Gewährleistung ist mir scheißegal, Obermeyer, kauf den Schlüssel und fang das Arbeiten an.'"

Mehr als 11.000 Verträge im Jahr

Auch bei Jakob Nilles bilden sich Falten auf der hohen Stirn, wenn die Sprache auf die "Stabsabteilung J" kommt, das Justitiariat, und die Frage, welchen Stellenwert Absicherung gegen Fehler hat. Er verweist aber auch auch darauf, wie viel gut laufe: Mehr als 11.000 Verträge im Jahr werden abgeschlossen, und nur von einem Bruchteil bekommt die Öffentlichkeit etwas mit. "Und dann meinen Leute, hier würden nur Blöde sitzen, die nichts auf die Reihe bekommen."

So bekam er kurz nach der Merz-Äußerung einen Anruf von einem empörten BAAINBw-Beamten: "Der hatte am Samstag zuvor bis 23.30 Uhr im Büro gesessen, um Lieferungen in die Ukraine möglich zu machen. Dafür gibt es nichts, aber viele Leute brennen für ihre Aufgabe." Und das Licht brennt abends oft lange in Büros an den verschiedenen Standorten.

Es sind allerdings auch rund 1.000 Posten unbesetzt, vor allem im gehobenen technischen Dienst. Spezialisten für IT, Luft- und Raumfahrttechnik findet die Behörde nicht so leicht, während der Chef des Finanzamts schimpft, wie viel Personal zum attraktiveren Arbeitgeber Bundesamt abwandert.

Als Mitverantwortlichen für die schleppende Beschaffung macht man im Amt auch die Industrie verantwortlich. Vor der Auftragsvergabe sei die Wirtschaft sehr bemüht. "Danach stehen Sie manchmal hinten an", sagt Gewerkschafter Milles. Das habe manchmal Gründe, Personalmangel und Lieferengpässe gibt es auch dort. Im Amt kam es aber dennoch gut an, als Vizepräsidentin Annette Lehnigk-Emden in einem Tweet deutlich wurde: "Die Frage der rechtzeitigen Lieferung ist nicht eine, die das Amt verantworten muss, sondern der Lieferant."

Wie die Industrie Prozesse verschleppt

In der Praxis sieht das anders aus, erzählen Mitarbeiter im Amt. Wenn Fristen für Auslieferungen näher rücken und Abnahmen noch fehlen, stehe man bei den Industriepartnern auf der Matte, erinnere, mahne, dränge, erzählt ein Mitarbeiter. "Sie können aber nicht so deutlich werden, wie man das privat bei einem Auftragnehmer wird. Die öffentliche Hand hat einen sehr langen Geduldsfaden." Kann man das dem Amt vorwerfen?

Der Beamte, der nicht namentlich genannt werden, erzählt nun die Geschichte von Problemen mit Drehflüglern von Airbus und einer angedrohten Konventionalstrafe. "Es meldeten sich Vorstände bei der Regierung, drohten, dass das Arbeitsplätze kosten wird. Aus Berlin kommt bei uns wieder an, dass eine Konventionalstrafe keine Option ist." So lässt sich schlecht Druck machen.

Doch Verzögerungen kommen auch aus dem Wechselspiel mit einem anderen Amt. Der Ablauf bei der Beschaffung ist so, dass das Planungsamt der Bundeswehr sogenannte Fähigkeitslücken feststellt. Dem Beschaffungsamt teilt es mit, was gebraucht wird. "Im BAAINBw wird anschließend ein Lastenheft erarbeitet. Aber dann kommen Vertreter der Industrie wieder zu den Soldaten und werben, was alles noch möglich wäre", sagt Milles.

Und dann fehle es an einem Prozess wie in der Wirtschaft: "Wenn VW ein Auto plant, wird irgendwann ein Strich gezogen und gebaut. Bei uns kommt das Planungsamt immer wieder mit neuen Wünschen." Nicht jeder traue sich da, eine Abfuhr zu erteilen, so Milles. “Soldaten stinkt es, wenn Zivilisten einen Wunsch nicht erfüllen, und früher im BWB war das Selbstbewusstsein größer, Nein zu sagen." Als Milles anfing, waren im BWB zwölf Soldaten tätig, heute sind es im BAAINBw in Koblenz und Lahnstein rund 1.600.

Überraschendes Lob für die Verteidigungsministerin

Hoffnungen setzt Milles jetzt nicht nur in das Beschleunigungsgesetz mit weniger Fallstricken, sondern auch ausgerechnet in die umstrittene Verteidigungsministerin Christine Lambrecht (SPD). In ihr sieht er eine Verbündete: "Lambrecht hat erkannt, dass nicht die Struktur der Beschaffung das Hauptproblem ist, sondern die Rahmenbedingungen es sind." Es ist ein Lob, das die Ministerin wohl eher selten zu hören bekommt.

Auch die Wehrbeauftragte des Bundestags, Eva Högl (SPD), ist erleichtert, dass beim Beschaffungswesen endlich etwas passiert. "Das Gesetz zur Beschleunigung von Beschaffungsmaßnahmen der Bundeswehr ist ein richtiger Schritt, die Verfahren zu beschleunigen und Spielräume besser auszunutzen", sagt sie t-online.

Ziel müsse sein, die Einsatzbereitschaft zu verbessern. "Damit dies gelingt, sollten wir auch beim Thema Bevorratung von Ersatzteilen und Werkzeugen neu denken", findet Högl: "Wir sehen mit dem Krieg in der Ukraine, dass es unter Umständen schnell gehen muss: Wenn unsere Soldaten zum Beispiel an die Ostflanke verlegt werden, damit sie die Nato-Partner im Osten unterstützen können."

Högl schlägt deshalb vor, die Truppe dabei zu stärken, ihr Gerät selbst instand zu setzen: "Wir haben da ein hohes Niveau, hier sollten wir stärker auf die eigenen Fähigkeiten zurückgreifen." Mit Gesetzen allein sei es aber nicht getan. Man brauche auch "ein Umdenken in den Köpfen", fordert Högl: "Das bedeutet, mehr in die Truppe hineinzuhören, wenn Entscheidungen getroffen werden, sowie Zuständigkeiten und Prozesse zu straffen." Und es müsse auch beim Beschaffungswesen stärker europäisch gedacht werden: "Was können wir in der Europäischen Union arbeitsteilig planen und beschaffen? Das muss der Leitgedanke sein, der auch durch die neue Nato-Strategie dringend erforderlich ist. Das stärkt auch unsere eigene Sicherheit."