Personalakten: Wie ist die Aufbewahrungspflicht geregelt?

Die Digitalisierung lässt physische Aktenordner zunehmend verschwinden. Trotzdem sollten wichtige Personaldokumente weiterhin aufbewahrt werden.

Die digitale Personalakte macht es möglich: Sämtliche Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind, können darin schnell abgelegt und bequem sortiert werden. Dazu zählen zum Beispiel Arbeitsverträge oder verschiedene Lohnabrechnungen von Mitarbeitern. Können Sie also die entsprechenden Originale vernichten? Das hängt ganz davon ab, wie wichtig die jeweiligen Dokumente sind. Außerdem sind bestimmte Aufbewahrungsfristen gesetzlich vorgeschrieben.

Originale manchmal notwendig

Es ist gesetzlich nicht pauschal geregelt, wie lange Sie Personalakten aufbewahren müssen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. Da jedoch im Nachhinein noch Ansprüche aus einem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden können, sollten Sie gewisse Unterlagen nicht leichtfertig vernichten.

Hier spielt die gesetzliche Verjährung eine große Rolle. Generell können nach drei Jahren keinerlei gegenseitige Ansprüche mehr gestellt werden (§ 195 BGB). Es lohnt sich daher, wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Kündigungen oder Aufhebungsvereinbarungen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Häufig wird hier bei Streitigkeiten die Schriftform verlangt.

Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

Für spezielle Personalunterlagen wurden gesetzliche Fristen zur Aufbewahrung festgesetzt:

• Steuerlich relevante Unterlagen (zum Beispiel Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerdokumente) müssen Sie sechs Jahre lang aufbewahren.
• Lohnbelege, die für die betriebliche Gewinnermittlung bedeutsam sind, dürfen Sie erst nach zehn Jahren vernichten.
• Für Schriftstücke, in denen es um die Beiträge zur Sozialversicherung geht, gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.
• Beachten Sie auch weitere Regelungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) oder dem Mindestlohngesetz.

Weniger wichtige Dokumente oder erledigter Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Sie nach der digitalen Archivierung vernichten. Wenn Sie sich als Arbeitgeber diesbezüglich absichern wollen, lassen Sie Ihre Mitarbeiter unterschreiben, dass diese mit der Vernichtung der Personalakte einverstanden sind.

Datenschutz nicht vergessen

Entsorgen Sie Unterlagen stets datenschutzkonform. Denken Sie auch daran, dass personenbezogene Daten nur so lange verwendet und aufbewahrt werden dürfen, wie sie zur Verarbeitung notwendig sind. Das kann in der Praxis unterschiedlich lange sein. Grundsätzlich können Sie sich hier an die oben genannten Aufbewahrungsfristen halten.

Für sensible Gesundheitsdaten oder entsprechende Dokumente gelten speziell definierte Fristen zur Aufbewahrung.