Feedbackgespräch: So bereiten Sie Mitarbeitergespräche vor

In vielen Unternehmen gehört das regelmäßige Feedbackgespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zum normalen Ablauf. Von diesem Gespräch sollen beide Seiten profitieren. Wir informieren Sie darüber, worauf es bei einem Feedbackgespräch wirklich ankommt und wie Sie sich am besten vorbereiten.

Das Feedbackgespräch liefert Ihnen wichtige Informationen

Bevor Sie Mitarbeiter zum Feedbackgespräch bitten, legen Sie die organisatorischen Eckpunkte fest. Dazu gehören Ort und Zeitpunkt, aber auch die Dauer des geplanten Gesprächs. Wichtig ist, dass Sie dabei nicht gestört werden.

Ein Feedbackgespräch muss offene Kritik vertragen

Ein Feedbackgespräch soll nicht nur eine Bewertung der Leistungen Ihrer Mitarbeiter sein. Es schafft auch die Gelegenheit zum Meinungsaustausch. Damit ein solches Gespräch in geordneten Bahnen abläuft, sollten sich beide Seiten darüber klar sein, dass konstruktive Kritik ein wichtiger Bestandteil im Gespräch ist. Sie soll offen geäußert und ohne persönliche Ressentiments entgegengenommen werden.

Drei Tipps zur Vorbereitung

Zeit nehmen

"Eine halbe Stunde sollte man für die Vorbereitung schon einplanen", rät Karriereberater Thorsten Knobbe. Deutlich mehr Zeit brauchen Mitarbeiter, die zum Beispiel auf eine Beförderung oder eine Gehaltserhöhung hinarbeiten: Die Argumente dafür sollte man sich vorher gut zurechtlegen.

Schwachpunkte finden

Damit negatives Feedback nicht zur bösen Überraschung wird, denken Arbeitnehmer am besten vorher über mögliche Kritikpunkte nach – und über die richtige Reaktion darauf. "Gut ist, wenn ich erklären kann, warum ich bestimmte Schwächen habe", sagt Knobbe. "Und was ich tue, um sie abzustellen."

Erfolge verkaufen

Manche Erfolge sprechen für sich. Darauf verlassen sollten sich Mitarbeiter aber nicht. "Manches muss ich argumentativ untermauern können", sagt Knobbe. Wer zum Beispiel entscheidend zum Erfolg eines Projekts beigetragen hat, sollte genau erklären können, warum gerade die eigene Leistung so wichtig war.

Der Einstieg in ein Mitarbeitergespräch

Mitarbeiter fühlen sich häufig etwas unwohl, wenn ein Mitarbeitergespräch ansteht. Lockern Sie das Zusammentreffen auf, indem Sie für eine angenehme Atmosphäre sorgen. Machen Sie deutlich, dass Sie gern bereit sind, auf die Meinung und eventuelle Kritikpunkte Ihres Gesprächspartners einzugehen. Hilfreich ist es, wenn Sie gleich zu Beginn erläutern, worum es in dem Gespräch geht. Folgende Punkte sind dabei wichtig:

• Eingrenzung der Themen, über die gesprochen wird
• Die Wiedergabe eigener Wahrnehmungen
• Das Ansprechen bestehender Probleme

Bleiben Sie fair, vermeiden Sie persönliche Angriffe und zeigen Sie Lösungsmöglichkeiten auf, wenn es Probleme gibt.

Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest

Bei einem Feedbackgespräch werden nicht nur Bewertungen der geleisteten Tätigkeiten besprochen, sondern auch Zielvereinbarungen für die Zukunft getroffen. Fixieren Sie alles, was Sie im Feedbackgespräch erörtert haben, schriftlich. Händigen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Kopie aus, sodass er sich auf einzelne Gesprächspunkte besinnen oder Sie darauf ansprechen kann.