Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen, werden Kollegen und Freude automatisch etwa über Ihren Urlaub informiert, sobald sie Ihnen eine Mail schicken. Die Einrichtung dieser Abwesenheitsnotiz ist schnell erledigt, denn wir erklären Ihnen, wie es geht und was diese Notiz unbedingt enthalten sollte.

Automatische Antwort gehört zum guten Ton

Wenn Sie Urlaub machen, dann können oder wollen Sie während dieser Zeit keine Mails beantworten. Vor allem für berufliche Nachrichten ist nun erst einmal eine Zeit lang Sendepause. Es gehört zum guten Ton, dass Mails, die Sie während Ihrer Abwesenheit erhalten, trotzdem nicht einfach tage- oder wochenlang unbeantwortet bleiben. Stattdessen sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen. Diese wird automatisch als Antwort an jeden verschickt, der Ihnen eine Mail sendet. (E-Mails schreiben: Tipps für erfolgreiche Mails)

Alle wichtigen Angaben einer Abwesenheitsnotiz im Überblick

Zwar gibt es dabei keine konkrete Norm, an die sich sich halten müssen, trotzdem sollten alle relevanten Angaben beinhaltet sein. Nach einer kurzen Begrüßung etwa mit "Sehr geehrte Damen und Herren" erwähnen Sie, wie lange Sie nicht persönlich erreichbar sind und wer in dieser Zeit Ihre Vertretung übernimmt oder als Ansprechpartner verfügbar ist. Selbstverständlich sollten Sie zudem auch Telefonnummer, Emailadresse und Erreichbarkeit der Vertretung angeben.

Werden alle eingehenden Emails automatisch an eine Vertretung weitergeleitet, dürfen Sie diesen Hinweis in Ihrer Abwesenheitsnotiz ebenfalls nicht vergessen. Sollten Sie Ihre Emails nicht automatisch an einen Kollegen weiterleiten, ist es sinnvoll, auch das in eine Abwesenheitsnotiz mit aufzunehmen. Und ganz wichtig: Arbeiten Sie in einem internationalen Unternehmen oder haben Sie ausländische Kunden, ist eine sauber formulierte englische Abwesenheitsnotiz unerlässlich.

Zum Schluss fehlt nur noch eine freundliche Verabschiedungsformel und Ihre beruflichen Kontaktdaten - fertig ist die perfekte Abwesenheitsnotiz.

Abwesenheitsnotiz erstellen

Von Version zu Version unterscheidet sich bei Outlook das Vorgehen zum Erstellen einer Abwesenheitsnotiz geringfügig. In Outlook 2007 wählen Sie dazu in der Menüleiste "Extras“ aus und klicken anschließend auf den Abwesenheitsassistenten. Hier können Sie Ihren Abwesenheitszeitraum eintragen und eine persönliche Abwesenheitsnotiz verfassen. Vergessen Sie dabei die oben genannten relevanten Angaben nicht. (So schützen Sie sich vor Hackern)

Wenn Sie möchten, können Sie unter dem Punkt "Regeln" eine Weiterleitung eingehender Mails an Ihre Vertretung einrichten. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“ - und ab sofort bekommt jeder, der sich an Sie wendet, automatisch eine Abwesenheitsnotiz zugemailt. So können Sie mit gutem Gewissen in den Urlaub starten.