E-Mail E-Mails verwalten: Erstellen Sie Regeln in Outlook
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Wenn Sie Ihre E-Mails verwalten möchten, können Sie die Post in Outlook mit individuellen Regeln automatisch auf verschiedene Ordner verteilen lassen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise private E-Mails sehr einfach von Geschäftsverkehr trennen.
Outlook-Regeln übernehmen automatische Sortierung
Eine Regel ist nichts anderes als eine Aktion, die Outlook unter bestimmten Voraussetzungen automatisch ausführt. Dazu können Sie eine oder mehrere Bedingungen festlegen und Ihre E-Mails verwalten. Bei jedem Eingang überprüft der E-Mail-Client fortan, ob die jeweilige Nachricht unter eine Regel fällt.
Eine solche kann beispielsweise wie folgt aussehen: „Wenn der Absender der E-Mail die Adresse XYZ ist und die Betreffzeile das Wort XYZ enthält, soll die E-Mail automatisch in den Ordner XYZ verschoben werden.“
E-Mails verwalten: So geht’s
Regeln sind bei allen Outlook-Versionen der vergangenen Jahre mit an Bord. Auch die Einrichtung hat sich in den wesentlichen Schritten kaum geändert. Die nachfolgende Anleitung basiert auf Basis von Outlook 2010: Starten Sie das Programm und klicken Sie in der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Aktionen“ auf den Eintrag „Regeln“. Klicken Sie im nächsten Schritt auf „Regeln und Warnungen verwalten“. Sofern Sie mehrere E-Mail-Konten verwalten, wählen Sie zunächst den jeweiligen Posteingangsordner aus und anschließend den Eintrag „Neue Regel“.
Nun können Sie eine Vorlage von Outlook verwenden, zum Beispiel „Auf dem Laufenden bleiben“. Im nächsten Schritt passen Sie diese Vorlage an die eigenen Bedürfnisse an, indem Sie auf „Bedingungen auswählen“ klicken und die Regel-Rahmenbedingungen individualisieren. Anschließend können Sie eine eigene Regelbeschreibung sowie die Aktionen festlegen, die bei Erfüllung der Regel-Bedingungen ausgeführt werden sollen (zum Beispiel Verschieben der jeweiligen E-Mail in einen bestimmten Ordner, Löschen der E-Mail etc.).
Damit Sie die neu angelegte Sortierung künftig von anderen unterscheiden können, vergeben Sie im letzten Schritt noch einen treffenden Namen (zum Beispiel „Filter für private E-Mails“ oder etwas Ähnliches). Klicken Sie abschließend auf „Fertig stellen“.
