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Der richtige Aufbau einer E-Mail: Tipps

12.11.2013, 11:17 Uhr | sk (CF)

Der Aufbau einer E-Mail unterscheidet sich vom normalen Briefverkehr und sollte gerade im geschäftlichen Bereich bestimmte Anforderungen erfüllen. Doch worauf sollte man beim Schreiben einer E-Mail grundsätzlich achten, damit Sie beim Empfänger einen guten Eindruck machen? Folgende Tipps helfen Ihnen zukünftig beim Verfassen von E-Mails.

E-Mail schreiben: Auf den richtigen Aufbau kommt es an

Eine Mail sollte grundsätzlich aus vier Teilen bestehen, und zwar aus der Begrüßung, der Einleitung, dem Haupttext und dem Fußbereich. Noch vor der Begrüßung darf natürlich ein passender Betreff nicht fehlen, damit der Empfänger weiß, worum es in der Mail geht. Die Begrüßung sollte eine passende Anrede sowie den Namen des Empfängers enthalten. Wird die Begrüßung nicht korrekt geschrieben oder sogar ganz weggelassen, kann es ganz schnell passieren, dass der Empfänger die Mail verärgert in den Papierkorb schiebt.

In der nun folgenden Einleitung können Sie den Grund Ihrer Kontaktaufnahmen kurz erwähnen und eventuell noch in ein bis zwei Sätzen den Inhalt der Mail zusammenfassen. Halten Sie die Einleitung möglichst kurz und knapp.

Was ist beim E-Mail-Aufbau und -Schreiben noch zu beachten?

Der wichtigste Teil der E-Mail ist der Haupttext, der alle wesentlichen Details der Nachricht abbilden sollte. Achten Sie auch hier darauf: In der Kürze liegt die Würze. Niemand möchte schließlich ewig lange E-Mails durchlesen. Formulieren Sie alle Informationen immer so, dass man sie schnell erfassen kann. Kurze Sätze und klare Aussagen sind hier zu empfehlen.

Nach dem Haupttext kommt noch der nicht weniger wichtige Fußbereich, in dem die Verabschiedung und die E-Mail-Signatur zu finden sind. Die Abschiedsformel sollte ebenso wie die Begrüßung stilistisch passend ausfallen. Ein einfaches „Tschüss“ gilt als unhöflich, besser wären zum Beispiel „Beste Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Die Signatur sollte optisch und inhaltlich die wesentlichen Daten abbilden, damit Sie beim Empfänger einen professionellen Eindruck machen.

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