Ergebnisprotokoll schreiben: Das Wichtigste festhalten

Sie sollen im Meeting ein Ergebnisprotokoll schreiben? Worauf Sie beim Protokollieren achten sollten und warum ein Protokoll sinnvoll und wichtig ist, lesen Sie im Folgenden.

Warum ein Ergebnisprotokoll schreiben?

In einem Ergebnisprotokoll werden hauptsächlich auf dem Meeting erzielte Resultate schriftlich festgehalten. Das Protokollieren hat den Vorteil, dass nicht anwesende Personen ebenfalls über den Projektverlauf informiert sind. Darüber hinaus können Gründe für getroffene Entscheidungen besser nachvollzogen werden.

Formalia und Besprechungspunkte festhalten

Wenn Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben, sollten Sie der Übersicht halber bestimmte Punkte im Protokoll aufgreifen. Erster Schritt: Erfassen Sie alle Teilnehmer sowie das Datum und den Anlass des Meetings. Als Nächstes sollten Sie die Besprechungspunkte festhalten. Übernehmen Sie dafür nicht die Agendapunkte aus der Einladung zum Meeting. Oftmals werden nicht alle Punkte besprochen, weil die Zeit fehlt oder es wird ein aktuelles Thema aufgenommen. Notieren Sie sich den Agendapunkt deshalb erst zu dem Zeitpunkt, wenn er auch tatsächlich eröffnet wird.

Letzter Schritt: Resultate festhalten

Der wichtigste Punkt, wenn Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben, ist das Notieren der Resultate. Fand über bestimmte Aufgaben und Themen keine Einigung statt, sollten Sie dies auch so übernehmen. Soll nur ein Zwischenergebnis ermittelt werden, ist es laut dem Portal "business-netz.com" empfehlenswert, genau zu notieren, was ein bestimmter Mitarbeiter bis zu welchem Zeitpunkt erledigen soll. Fragen Sie außerdem nach dem Abschluss des einzelnen Agendapunktes nach, wenn Sie sich über bestimmte Resultate des Meetings nicht im Klaren sind.