Mahngebühren: Welche Höhe ist rechtens?

Wenn Sie eine Rechnung nicht bezahlen, darf der Gläubiger Ihnen eine Mahnung schicken. Aber kann er dafür bereits Gebühren verlangen? Wir erklären, was bei Mahngebühren erlaubt ist – und was Sie notfalls tun können.

Wenn im eigenen Leben viel los ist, kann es schon mal vorkommen, dass etwas durchrutscht – zum Beispiel die Rechnung vom Finanzamt, vom Onlineshopping oder von der Handwerkerin. Dann steckt bald das nächste Schreiben im Briefkasten: die Mahnung.

Aber wie lange habe ich eigentlich Zeit, bis ich in Zahlungsverzug gerate? Und mit wie hohen Mahngebühren muss ich dann rechnen? Wir zeigen, worauf Sie achten sollten und wie Sie sich gegen unzulässige Gebühren wehren.

Wann darf eine Mahngebühr erhoben werden?

Eine Mahngebühr darf der Gläubiger Ihnen erst berechnen, wenn Sie in Zahlungsverzug geraten sind. Das regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in § 286.

In Verzug geraten Sie allerdings in der Regel nicht direkt, wenn Sie eine Rechnung nicht rechtzeitig beglichen haben, sondern erst wenn Sie auch der darauffolgenden Mahnung nicht nachgekommen sind.

Allerdings gibt es ein paar Ausnahmen. In Verzug kommen Sie etwa, ...

• wenn im Vertrag für die Zahlung ein Kalendertermin steht, also zum Beispiel "zahlbar bis zum 15. Mai".
• wenn die Frist für eine Zahlung im Gesetz verankert ist, zum Beispiel bei Mieten. Diese müssen Sie laut Bürgerlichem Gesetzbuch spätestens bis zum dritten Werktag des Monats überweisen.
• wenn sich der Zahlungstermin nach einem bestimmten Ereignis richtet. Bei Bauarbeiten könnte so eine Klausel zum Beispiel lauten: "zahlbar bis 14 Tage nach Abnahme". Das gilt allerdings nur, wenn die Frist angemessen ist. "Sofort nach Abnahme" wäre beispielsweise nicht angemessen.
• wenn 30 Tage seit dem Fälligkeits- und Zugangsdatum der Rechnung vergangen sind und darin ausdrücklich der Hinweis steht: "Verzug tritt spätestens ein, wenn nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung gezahlt wird".

In all diesen Fällen müssen Sie auch ohne vorherige Mahnung mit einer Mahngebühr rechnen.

In welcher Höhe sind Mahngebühren zulässig?

Das ist gesetzlich nicht festgeschrieben. Der Gläubiger darf aber generell nur so viel Geld verlangen, wie ihm als Kosten durch die Mahnung entstanden sind – also meist nicht mehr als die Ausgaben für Papier und Porto. Verwaltungskosten zum Beispiel für das Personal darf er ausdrücklich nicht in Rechnung stellen. Gleiches gilt für eine Bearbeitungsgebühr, falls Sie zu spät zahlen.

Die Frage nach der zulässigen Höhe von Mahngebühren beschäftigt immer wieder die Gerichte. Inzwischen gibt es eine Reihe von Urteilen, die verschiedene Mahnpauschalen für unzulässig erklärt haben. Betroffen waren unter anderem Mobilfunkanbieter, die Gebühren zwischen 2,50 Euro und 9 Euro verlangt hatten, sowie Stromanbieter, die zwischen 2,50 Euro und 5 Euro von ihren Kunden haben wollten.

Zuletzt stellte das Hanseatische Oberlandesgericht fest, dass die Kosten für Mahngebühren nicht pauschal verlangt werden dürfen. Der Versandhändler Otto hatte für jeden Verzugsfall eine pauschale Mahngebühr von 10 Euro erhoben (Az. 406 HKO 118/20).

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Anders sieht die Sache aus, wenn Sie dem Staat oder öffentlich-rechtlichen Behörden Geld schulden. Hier dürfen die Mahngebühren höher sein als die tatsächlich durch die Mahnung entstandenen Kosten. Sie nennen sich in diesem Fall Säumniszuschläge. Diese werden fällig, wenn Sie etwa Bußgelder, Rundfunkbeiträge oder Steuern nicht bis zum Fälligkeitstag überweisen. Ein Mahnschreiben ist dafür nicht notwendig.

Die Höhe der Säumniszuschläge richtet sich auf Bundesebene nach dem Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz. Demnach dürfen Mahngebühren 0,5 Prozent des Mahnbetrags betragen, mindestens aber 5 Euro und höchstens 150 Euro.

Viele Zahlungen laufen inzwischen online über Zahlungsdienstleister. Wie der Mahnprozess bei Paypal, Klarna und Co. aussieht und welche Kosten sie verlangen, können Sie der Tabelle entnehmen.

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Wann muss ich Verzugszinsen zahlen?

Immer dann, wenn Sie in Verzug geraten sind. Dann darf der Gläubiger nicht nur Mahngebühr erheben, sondern auch Verzugszinsen berechnen. Müssen Sie beispielsweise 14 Tage nach der Abnahme für Bauarbeiten zahlen, sind Sie am 15. Tag danach in Zahlungsverzug.

Wie hoch die Verzugszinsen sind, hängt vom sogenannten Basiszinssatz ab, den die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eines Jahres festgelegt. Der Verzugszins liegt immer 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, aktuell sind das bei einem Basiszinssatz von -0,88 Prozent also 4,12 Prozent (Stand: Oktober 2020).

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Was passiert, wenn ich die Mahngebühr nicht zahle?

Der Gläubiger beauftragt dann womöglich ein Inkasso-Unternehmen, das die Schulden für ihn eintreibt. Auch diese Kosten muss der Schuldner tragen, allerdings hängt die Höhe davon ab, wie viel Sie dem Gläubiger schulden.

Inkasso-Pauschalen sind oft zu teuer

Inkasso-Dienstleister dürfen zudem nicht mehr kosten als ein Rechtsanwalt. Viele Pauschalen sind überhöht und nicht transparent. Sie dürfen auch keine Verwaltungskosten enthalten. Die Verbraucherzentrale Hamburg bietet einen kostenlosen Inkasso-Check an, mit dem Sie prüfen können, ob die Forderung rechtens ist.

Alternativ könnten Sie auch Post von einem Anwalt bekommen, dessen Kosten sich ebenfalls danach richten, wie viel Geld Sie schuldig sind. Zusätzlich müssen Sie Mehrwertsteuer und eine sogenannte Post- und Telekommunikationspauschale von 20 Euro zahlen. Auch hier können Sie mit verschiedenen Online-Rechnern prüfen, ob die Höhe der Anwaltskosten gerechtfertigt ist.

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Wann werden Mahngebühren der Schufa gemeldet?

Je nachdem, wie lange Sie in Verzug sind, kann es auch sein, dass Ihre Zahlungsprobleme der Schufa gemeldet werden. Allerdings muss Ihnen der Gläubiger dafür zunächst mindestens zwei Mahnungen schicken und Ihnen rechtzeitig mitteilen, dass er Ihre Daten weitergibt. Befinden Sie sich im Streit darüber, ob die Höhe der Gebühren rechtens ist, darf der Gläubiger die Schufa überhaupt nicht benachrichtigen.

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Wie kann ich mich gegen überhöhte Mahngebühren wehren?

Sind Sie der Ansicht, die Mahngebühren seien zu hoch, sollten Sie das Unternehmen oder die Behörde darauf hinweisen, den Grund dafür nennen und einen konkreten Nachweis für die Kosten fordern. Zahlen Sie nur die ursprüngliche Rechnung – ohne die Mahngebühren. Ein Gerichtsverfahren wird Ihnen im Falle geringer Summen in der Regel nicht drohen. Wenn Sie unsicher sind, holen Sie sich Hilfe bei der Verbraucherzentrale.

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Sie können sich außerdem gegen überhöhte Mahngebühren wehren, die Sie bereits gezahlt haben. Das geht bis zu drei Jahre lang rückwirkend. Fordern Sie dafür schriftlich eine Rückzahlung bei dem betreffenden Unternehmen an. Falls Sie keine Antwort erhalten, können Sie sich an die zuständige Schlichtungsstelle wenden. Die findet sich normalerweise im Impressum des Anbieters.