E-Mail Signatur erstellen: Praktische Tipps
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Eine Signatur erstellen können Sie ganz einfach, wenn man weiß, wie es geht. Wenn Sie nicht unter jede Mail manuell eine Signatur schreiben wollen, können Sie diese schon voreinstellen, sodass sie automatisch an die ausgehende E-Mail angehängt wird. Zudem ist die automatische Signatur nicht nur bequem, sie dient dem Empfänger auch als Nachweis über Ihre Identität. Folgende Tipps könnten hilfreich sein.
Signatur erstellen: Tipp
Sie können die digitale Signatur dazu verwenden, um Ihre Vertrauenswürdigkeit beim Empfänger zu erhöhen. Fügen Sie zum Beispiel Ihren PDF-Rechnungen eine nachprüfbare Signatur an, erleichtert das den Nachweis über die Echtheit des Dokuments. Eine öffentlich verifizierte digitale Signatur können Sie jederzeit bei Ihrem Finanzamt bestellen, hier ist lediglich eine Registrierung beim Steuerprogramm Elster notwendig. Doch es gibt noch weitere Möglichkeiten, wie Sie eine Signatur für den E-Mail-Verkehr erstellen können.
Signatur erstellen: Weitere Tipps
Die Signatur, die am Ende die E-Mail abschließt, sollte nicht nur formal bestimmte Anforderungen erfüllen, auch optisch sollte sie gut gestaltet sein. Schließlich ist die Signatur auch als eine Art elektronische Visitenkarte zu sehen, mit der Sie Ihr Unternehmen nach außen repräsentieren. Beschränken Sie sich bei der Erstellung Ihrer Signatur stets auf die wichtigsten Daten, die für den Empfänger wirklich relevant sind. Der Schrifttyp und die gewählten Farben sollten möglich einfach und gut lesbar sein, auf unnötige Formatierungen sollten Sie verzichten. Wenn Sie die Signatur in „ “ setzen, wird sie von E-Mail-Programmen auch eher als solche erkannt. Verzichten Sie möglichst auf HTML-Signaturen, da diese bei vielen Empfängern nicht richtig dargestellt werden können und so schnell unprofessionell wirken. Tipp: Machen Sie einen Test mit verschiedenen Programmen, um herauszufinden, wie Ihre Signatur darin dargestellt wird. Wenn Sie auf Grafiken nicht verzichten möchten, sollten Sie diese extern auf Ihrem Server speichern und aus der Signatur heraus darauf verlinken, indem Sie eine absolute URL-Schreibweise nutzen.
