E-Mails sortieren: Ist das wirklich effektiv?

Auch wenn es vielleicht für viele Nutzer sinnvoll erscheinen mag, E-Mails sortieren ist laut einer aktuellen Studie viel zu zeitraubend und bringt auch nicht den gewünschten Effekt, wenn man später die E-Mails wiederfinden möchte. Doch warum ist das E-Mails Sortieren so wenig nutzbringend? Folgende Auszüge aus der Studie geben darüber Aufschluss.

Posteingang: Warum E-Mails sortieren nicht sinnvoll ist

Wenn alle Filter nichts mehr bringen und die Anzahl der E-Mails tagtäglich immer mehr wird, versuchen viele Nutzer, der Flut mit einem ausgeklügelten Sortiersystem entgegenzutreten. Doch das ist nicht wirklich sinnvoll, wie eine aktuelle Studie bewiesen hat. Das Anlegen einer Ordnerstruktur ist schon zeitaufwendig, und das tägliche Ablegen kostet wieder Zeit. Wenn die Mails dann noch in die falschen Ordner abgelegt wurden, wird das spätere Auffinden zur Geduldsprobe.

Das IBM-Forschungsinstitut hat in einer Studie mit Nutzerbeobachtung zudem festgestellt, dass insgesamt viel weniger Zeit benötigt wird, wenn man E-Mails bei Bedarf einfach aus dem Gesamtposteingang heraussucht, als wenn sich Nutzer verschachtelte Ordnerstrukturen und Ablagesysteme einrichten.

E-Mails sortieren: Posteingang schlank halten

Effizienter geht es dagegen mit einer gut gepflegten Filterfunktion im E-Mail-Programm. Sie können E-Mails nach bestimmten Themen filtern, sodass die Suche nach einer bestimmten Nachricht später viel einfacher ist. Auch ein guter Spam-Filter darf in einem E-Mail-Programm nicht fehlen, um die eingehende E-Mail-Menge gering zu halten. Aktualisieren Sie diesen und melden Sie unnötige Newsletter und Ähnliches ab, die Sie nicht unbedingt benötigen.

Auch die Suchfunktion, die eigentlich in jedem Mailprogramm vorhanden ist, wird von vielen zu wenig genutzt. Wer die Suche aber sinnvoll einsetzt, wird in der Flut der E-Mails meist auch schnell die gewünschte Nachricht finden können.