Ärger vermeiden Abwesenheitsnotiz bei Outlook richtig einstellen
Egal ob Urlaub oder Dienstreise: Eine automatische Abwesenheitsnotiz per E-Mail ist vor der Abreise ein Muss. Wir verraten Ihnen, wie Sie diese schnell und einfach bei Outlook 365 einstellen können.
Der Sommerurlaub naht oder eine wichtige Geschäftsreise steht an? Oft sind Sie zu solchen Zeiten weder telefonisch noch per E-Mail zu erreichen. Ihre Kontakte können Sie dabei mit einer Abwesenheitsnotiz ganz einfach davon in Kenntnis setzen, wie lange Sie nicht erreichbar und wer alternative Ansprechpersonen sind.
Die meisten Firmen setzen hier auf das Microsoft Office Mail-Programm Outlook. Hier können Sie in wenigen Schritten eine automatische Abwesenheitsnotiz einstellen. Wir erklären Ihnen, wie das geht.
Abwesenheitsnotiz bei Outlook richtig einstellen
Eine Abwesenheitsnotiz ist schnell und einfach mit nur wenig Klicks erstellt. Im Folgenden haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook in der Version von Microsoft 365 für Sie zusammengestellt:
- Im ersten Schritt starten Sie das Mailprogramm Outlook auf Ihrem Rechner.
- Oben links finden Sie die Registerkarte "Datei", dort klicken Sie auf den Bereich "Informationen."
- Hier gehen Sie auf den Button "Automatisch antworten". Wenn "Automatisch antworten" nicht angezeigt wird, lässt sich das mithilfe des Auswahlpunktes "Regeln und Benachrichtigungen" einstellen.
- Achtung: Bei Outlook 2007 wählen Sie unter "Extras" den Abwesenheitsassistenten aus.
- Ein Fenster öffnet sich. Hier können Sie die Zeit einstellen, während der die automatische Abwesenheitsnotiz versendet wird.
- Darunter haben Sie die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz zu formulieren.
- Achtung: Hier gibt es zwei Felder. Eine Abwesenheitsnotiz geht an Adressaten innerhalb Ihrer Organisation und eine an Adressaten außerhalb Ihrer Organisation. Befüllen Sie beide Felder mit Ihrem Abwesenheitstext.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".
So schreiben Sie eine gute und informative Abwesenheitsnotiz
Mit den folgenden Tipps gestalten Sie eine Abwesenheitsnotiz, die keine Fragen mehr offen lässt:
- Halten Sie die Notiz kurz und beschränken Sie sich auf die wesentlichen Informationen. Verzichten Sie auf Emojis oder Urlaubsbilder, das zeugt nicht von Professionalität.
- Schreiben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit in die Notiz und ab wann Sie wieder erreichbar sind.
- Nennen Sie mögliche Ansprechpartner mit Namen, Mailadresse und Telefonnummer, die während Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden können.
- Bei internationalen Unternehmen empfehlen wir Ihnen, die Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch zu verfassen.
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Abwesenheitsnotiz bei Outlook: So deaktivieren Sie die automatische Benachrichtigung
Das Deaktivieren der Abwesenheitsnotiz bei Outlook ist simpel. Wenn eine Abwesenheitsnotiz aktiviert ist, wird innerhalb des Mailprogramms ein Menüband mit dieser Information angezeigt. Hier klicken Sie einfach auf "Deaktivieren" und die Funktion der Abwesenheitsnotiz ist wieder ausgestellt. Wenn Sie einen festen Zeitraum definiert haben, in welchem die Abwesenheitsnotiz erscheinen soll, so läuft dieser automatisch mit dem definierten Enddatum ab.
Ein Tipp: Schalten Sie die Abwesenheitsnotiz etwas länger als Ihre eigentliche Abwesenheit. So vermeiden Sie, dass wichtige Anliegen kurz vor Urlaubsbeginn bei Ihnen auf dem Schreibtisch landen, zugleich haben Sie die Möglichkeit, nach dem Urlaub oder einer längeren Abwesenheit in Ruhe anzukommen. Selbstverständlich funktioniert das nur in Absprache mit den Kollegen und Kolleginnen.
