Eigene Unterschrift in Microsoft Word einfügen: So funktioniert's

Mit einer digitalen Signatur in Word können Sie Ihre Kenntnisnahme oder Ihr Einverständnis in ein Dokument bestätigen. So geht es ohne viel Aufwand.

Mit Ihrer digitalisierten Unterschrift können Sie Word-Dokumente direkt im Programm unterschreiben. Ganz ohne Papier signieren Sie so auf Ihrem Handy oder Computer in kurzer Zeit wichtige Dateien.

Wichtig ist jedoch: Für die meisten Zwecke ist das ausreichend, vor Gericht ist jedoch eine Original-Unterschrift nötig.

Ein digital unterschriebenes Word-Dokument

Sie arbeiten im Homeoffice und verschicken regelmäßig Word-Dokumente mit Unterschrift? Am schnellsten gelingt Ihnen das, wenn Sie sich eine neue Vorlage einrichten, in welcher nicht nur Briefkopf und Seitenlayout angelegt sind, sondern auch Ihre digitale Unterschrift vorhanden ist.

Dafür unterschreiben Sie zunächst wie gewohnt auf einem Blatt Papier mit Ihrer Unterschrift. Anschließend scannen Sie Ihre Unterschrift entweder ein oder fotografieren sie in hoher Auflösung ab. Das Bild speichern Sie nun in Ihren Dateien ab. Danach gehen Sie in Word wie folgt vor:

• Wählen Sie mit dem Cursor die Stelle aus, an der das Bild mit Ihrer Unterschrift eingefügt werden soll.
• Nun klicken Sie oben in Word rechts neben "Start" auf "Einfügen" und anschließend auf "Bilder". Dort haben Sie die Wahl, woraus Sie das Bild einfügen wollen. Tippen Sie auf "Dieses Gerät" und fügen danach das gewünschte Bild ein.

Für einen Ausdruck werden mindestens 300 dpi an Bildauflösung benötigt, sonst sieht Ihre Unterschrift in Word später verpixelt aus. Für eine Darstellung am Monitor reichen aber Daten mit einer Auflösung von 72 dpi.

Wie viel dpi Ihr Bild hat, können Sie nach dem Speichern der Bilddatei nachsehen. Klicken Sie dafür mit einem Rechtsklick auf das Bild und wählen "Eigenschaften" aus. Anschließend gehen Sie auf dem erschienenen Fenster oben auf "Details". Dort wird Ihnen die Bildqualität in dpi angegeben.

Schritt für Schritt zur unterschriebenen Word-Datei

1. Unterschreiben Sie mit einem Füller oder Kugelschreiber auf einem weißen Blatt Papier.
2. Scannen Sie Ihre Unterschrift ein oder fotografieren Sie sie mit Ihrem Smartphone.
3. In einem Bildbearbeitungsprogramm lässt sich die Größe der Bilddatei an Ihre Unterschrift anpassen.
4. Als Vektorgrafik können Sie Ihre digitale Unterschrift sogar ohne Verlust an Darstellungsqualität vergrößern oder verkleinern.
5. Platzieren Sie Ihre digitalisierte Unterschrift direkt in Word, indem Sie das Bild an der gewünschten Stelle einfügen (Menüauswahl "Einfügen" / "Bilder").
6. Sie können über den Cursor die Position ansteuern oder das Bild mit gedrückter Maustaste verschieben.
7. Speichern Sie Ihre Arbeit regelmäßig, um Datenverlust zu vermeiden.

Achten Sie darauf, ein möglichst gutes Ergebnis Ihrer Unterschrift zu speichern. Sie werden Ihre digitale Unterschrift immer wieder verwenden. Verwenden Sie eine Dateibenennung für das Bild, die Sie gut am PC wiederfinden.

Alternative: Unterschriebenes Papierdokument einscannen und als PDF-Datei versenden

Wird eine Original-Unterschrift gefordert, drucken Sie das Dokument zuerst aus und unterschreiben es wie gewohnt mit dem Stift. Das ausgedruckte und unterschriebene Dokument können Sie nun scannen und damit wieder digital zurücksenden, wenn Sie über einen Scanner verfügen. Üblicherweise speichern und versenden Sie das gescannte Dokument dann im PDF-Format.

Wenn Sie ein Eingabe-Tablet mit einem entsprechenden Stift verwenden, können Sie Word-Dokumente auch direkt signieren.

Falls Sie die Dateigröße Ihres Bildes optimieren wollen, benutzen Sie ein Vektorprogramm. Die Darstellungsqualität bleibt damit erhalten. Die Datei wird dann in einem SVG-Format bereitgestellt.