Höflich und korrekt Termin absagen leicht gemacht: Die besten Formulierungen im Überblick
Wer einen Termin nicht wahrnehmen kann, sollte der Höflichkeit halber absagen. Die richtige Formulierung hängt vom Anlass ab.
Ein geplatzter Termin ist ärgerlich, aber lässt sich nicht immer vermeiden. Wichtig ist, ihn abzusagen, um das Gegenüber darüber zu informieren. Wenn eine telefonische Absage nicht möglich ist, kann man eine E-Mail oder Kurznachricht übermitteln.
Formellen Termin höflich absagen
Manche Anlässe erfordern besondere Maßnahmen. Die Terminabsage im Jobcenter braucht beispielsweise eine fundierte Begründung. Die folgenden Mustertexte zeigen, wie Absagen schriftlich gelingen können – vom Arztbesuch über eine Verabredung mit Freunden bis zu offiziellen Einladungen.
Ein geschäftlicher oder offizieller Termin sollte immer respektvoll abgesagt werden. Idealerweise erfolgt die Absage schriftlich. Der Verfasser darf sich dabei knapp, sachlich und höflich halten. Eine kurzfristige Absage ohne triftigen Grund sollte vermieden werden, sie hinterlässt keinen guten Eindruck.
Beispiel für eine formelle Absage:
Sehr geehrter Herr Müller,
leider muss ich unseren Termin am Donnerstag, den 12. Mai, aus persönlichen Gründen absagen. Ich bedauere das sehr und hoffe, wir können kurzfristig einen neuen Termin finden. Ich schlage Ihnen den 17. oder 18. Mai vor. Passen Ihnen diese Daten?
Mit freundlichen Grüßen
Alternativ zu den Terminvorschlägen ist es auch möglich, eine Rückrufnummer anzugeben. Hier passt dann ein kurzer Hinweis um eine Rückrufbitte.
Einladung zu besonderen Anlässen absagen
Einen festlichen Anlass wie eine Hochzeit, Taufe oder Geburtstag abzusagen, fällt besonders schwer. Eine wertschätzende und ehrliche Nachricht ist wichtig, Standardfloskeln sind tabu. Zum Erhalt der Freundschaft ist es wichtig klarzumachen, dass die Absage nicht leichtfällt.
Beispiel für eine Absage zu besonderen Anlässen:
Liebe Anna,
vielen Dank für die Einladung zu eurer Hochzeit. Ich habe mich sehr gefreut, kann aber leider an diesem Tag nicht dabei sein. Eine bereits lang anstehende Familienfeier hindert mich und lässt sich nicht verschieben. Ich wünsche euch von Herzen einen unvergesslichen Tag und freue mich auf Fotos und euren Bericht.
Liebe Grüße
Wie persönlich die Nachricht ist, hängt vom Bezug zur einladenden Person ab. Engen Verwandten oder Freunden gegenüber ist eine persönliche Absage (oder per Telefon) oft die bessere Wahl.
- Hilfe bei Organisation: Outlook Termin verschieben: So geht's
- Ausfallhonorar: Warnstreik: Was gilt beim Absagen von Arztterminen?
Termin beim Arzt richtig absagen
Arztpraxen planen eng getaktet, kurzfristig abgesagte Termine blocken wertvolle Zeitfenster. Wer es nicht zum Termin schafft, gibt der Praxis am besten telefonisch Bescheid. Wenn die Telefonleitungen dauerbesetzt sind, hilft eine knapp formulierte Mail.
Beispiel für die Absage eines Arztbesuches:
Guten Tag,
leider kann ich den Termin am Montag, 10. Juni um 8.30 Uhr nicht wahrnehmen. Ich bitte um Entschuldigung und wäre für einen Ersatztermin dankbar.
Vielen Dank für Ihr Verständnis
Wichtig ist, dass die Daten wie Geburtstag und Name des Patienten bereits im Betreff zu lesen sind. Das unterstützt die Angestellten bei der Zuordnung.
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Verabredung mit Freunden schriftlich absagen
Es gibt viele Gründe, eine Verabredung mit Freunden abzusagen. Krankheit, Stress oder einfach nur Überforderung gehören dazu. Ehrlichkeit ist besser, als Ausreden zu suchen. Ein freundlicher, unkomplizierter Ton zeigt, dass die Freundschaft wichtig ist.
Die bessere Lösung ist ein direkter Anruf. So können beide Seiten am Telefon bereits eine neue Verabredung vereinbaren. Ein verschobener Termin fühlt sich nicht so endgültig an wie ein abgesagtes Treffen.
- Eigene Recherche
