Klassenfahrt planen und organisieren: Tipps für zur Planung

Lehrer müssen bei der Organisation einer Klassenfahrt einiges bedenken. Die Planung nimmt einige Zeit in Anspruch, dazu kommt die umfassende Information der Eltern. Hier finden Sie Tipps und Hinweise.

Organisation einer Klassenfahrt: früh anfangen

Mit der Planung einer Klassenfahrt sollten Sie als Lehrer oder Lehrerin mindestens ein halbes Jahr vorher beginnen. Von Vorteil ist, wenn Ziel sowie Unterkunft bereits feststehen weil beispielsweise die Schule regelmäßig Klassenfahrten dorthin unternimmt. Können Sie dagegen frei entscheiden, sollten Sie unbedingt die Eltern und gerne auch die Schüler mit einbeziehen. Am besten eignet sich dafür ein Elternabend.

Eltern aktiv einbinden

Bei der Organisation einer Klassenfahrt ist die Kommunikation mit den Eltern besonders wichtig. Beim ersten Informationsabend erläutern Sie den Sinn und Zweck der Klassenfahrt sowie mögliche Kosten. Der Finanzierungsrahmen muss erträglich sein, denn kein Kind darf aus finanziellen Gründen von der Klassenfahrt ausgeschlossen werden.

Veranstalten Sie beispielsweise einen Flohmarkt, Kuchenbasar oder Tombola. Mit den zusätzlichen Erlösen können die Kosten der Klassenfahrt gesenkt werden. Das Online-Portal "Jugendherberge" empfiehlt eine mögliche "Geldbeschaffung durch Schulförderverein, Banken und Sparkassen."

Einverständniserklärung einholen

Der wohl wichtigste Punkt am ersten Informationsabend ist die schriftliche Einverständniserklärung der Eltern. Mit diesem Dokument erkundigen Sie sich ebenfalls nach gesundheitlichen Einschränkungen und welche Kinder Medikamente einnehmen. Geben Sie den Eltern ein Hand-Out mit Daten zu:

• Abreise- und Rückankunftstermin
• Adresse der Unterkunft
• Telefonnummer, unter der Sie zu erreichen sind

Schüler in Planung einbinden

Den 2. Elternabend führen Sie am besten zwei Monate vor der Klassenfahrt durch. Auf diesem besprechen Sie mögliche Verbote wie Mitnahme von Süßigkeiten oder sogar Smartphones. Haben Eltern, die Sozialleistungen beziehen, Sorgen wegen der Finanzierung der Klassenfahrt? Unser Hinweis: Die Bundesagentur für Arbeit gewährt laut dem gleichnamigen Online-Portal einen Zuschlag für "mehrtägige Klassenfahrten von Schule oder Kindertagesstätte."

Doch nicht nur die Eltern sondern auch die Schüler dürfen Sie gerne in die Organisation zur Klassenfahrt mit einbeziehen. Lassen Sie die Schüler Verhaltensregeln aufstellen. Die Organisation der Zimmereinteilung können Ihre Schüler übernehmen. Entscheiden Sie gemeinsam, welche Ausflugsziele besichtigt und was für Freizeitaktivitäten unternommen werden sollen.

Aufsichtspflicht und Versicherungen

Als Lehrer sind Sie während einer Klassenfahrt rund um die Uhr für Ihre Schüler verantwortlich. Laut dem Beschluss des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus müssen mindestens zwei Begleitpersonen, davon eine Lehrkraft, anwesend sein. Laut dem digitalen Portal "Lehrer Lounge" ist die Anzahl an Begleitpersonen abhängig vom "Alter und Reife der Schüler sowie Art der Schülerfahrt."

Aber natürlich können Sie und Ihre Begleitperson nicht überall gleichzeitig sein. Nach einem Bericht des "Wdr" ist es ausreichend, wenn die Schüler das Gefühl der Aufsicht haben – wenn sie also die Regeln kennen und wissen, dass Verstöße bestraft werden. Je nach Alter der Schüler sind hier unterschiedliche Maßgaben sinnvoll. Wichtig: Haftbar sind Sie als Lehrer in jedem Fall, wenn Sie grob fahrlässig handeln.

Versicherung der Schule gilt für Lehrer und Schüler

Bei allen schulischen Veranstaltungen sind Lehrer und Schüler über die Schule unfallversichert – aber Vorsicht! Dies greift nicht, wenn ein Schüler gegen Ihre Anweisung handelt und sich dabei zum Beispiel verletzt. Lassen Sie das bei der Organisation einer Klassenfahrt auch die Eltern wissen.

Die Schüler sollten auf jeden Fall ihre Krankenversicherungskarte dabei haben. Tipp: Führt die Reise ins Ausland, ist außerdem über eine Auslandskrankenversicherung und bei Flugreisen eventuell eine Gepäckversicherung nachzudenken.