Nach Stechuhr-Urteil | Arbeitszeiterfassung: Diese Möglichkeiten gibt es

Laut Gericht müssen Firmen ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Zur klassischen Stechuhr gibt es mittlerweile moderne Alternativen. Ein Überblick.

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung nach Vorbild der EU-Gesetzgebung in Deutschland Pflicht werden muss. Was das für Arbeitnehmer und Firmen bedeutet, hat Arbeitsrechtsanwalt Michael Fuhlrott von der Kanzlei Fuhlrott Hiéramente & von der Meden aus Hamburg im Gespräch mit t-online zusammengefasst: "Die Stechuhr für alle wird kommen", sagte er.

Im übertragenen Sinn. Zwar erfüllt die klassische Stechuhr auch heutzutage noch ihren Zweck. Im Vergleich mit digitalen Zeiterfassungssystemen ist die Stempeluhr, wie sie auch genannt wird, aufgrund ihrer analogen Technik veraltet. Die Stempelkarten würden sich nur mit viel Aufwand in Datenbanken übertragen lassen.

Welche Alternativen zur Stechuhr gibt es? Da die EU-Gesetzgebung lediglich "die Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems" vorsieht, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen. Das sind die gängigsten:

Excel-Tabellen

Eine Arbeitszeiterfassung per Excel-Tabelle könnte sich für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern lohnen. Zum einen sind die Anschaffungskosten dafür geringer als bei komplexen Zeiterfassungssystemen. Zum anderen hält sich bei einer geringen Mitarbeiteranzahl der Aufwand der Erfassung und Auswertung in Grenzen.

Vorteile:

• unkomplizierte Arbeitszeiteingabe
• geringe Anschaffungs- und Verwaltungskosten

Nachteile:

• Fehleranfälligkeit bei der Arbeitszeiteingabe
• Daten lassen sich manipulieren
• zu aufwendig bei vielen Mitarbeitern

Festinstallierte elektronische Zeiterfassungssysteme

Die festinstallierten Hardware-Terminals sind vergleichbar mit der klassischen Stechuhr. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich am Betriebs- oder Büroeingang bei Arbeitsbeginn ein- und zum Feierabend wieder auschecken.

Diese Systeme speichern die Arbeitszeiten automatisch in einer Datenbank, die meist von der Personalabteilung verwaltet wird. Angestellte bekommen einen Zugang zur Datenbank und können sich per Computer jederzeit einen Überblick über ihre Arbeitszeiten verschaffen.

Wie funktionieren diese Terminals? Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten vom Unternehmen eine Karte, auf der sich wie bei der Bankkarte entweder ein Chip oder ein Magnetstreifen befindet, den die Angestellten an das Lesegerät halten oder durch einen Schlitz ziehen.

Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung sogenannter Transponder, die drahtlos mit dem Zeiterfassungssystem kommunizieren können. Diese werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an das Lesegerät gehalten.

Vorteile:

• unkomplizierte, weil automatische Arbeitszeiteingabe
• geringer Verwaltungsaufwand für Unternehmen
• kann auch Pausen erfassen, wenn die Angestellten dafür den Arbeitsort verlassen

Nachteile:

• hoher Kostenfaktor durch Anschaffung und Betreuung der Hardware
• Karten oder Transponder können verlorengehen
• keine Arbeitszeiterfassung im Homeoffice oder auf Dienstreisen möglich

Zeiterfassung per Fingerabdruck (Biometrie)

Die Systeme zur Arbeitszeiterfassung mithilfe des Fingerabdrucks zählen zwar zu den stationären elektronischen Zeiterfassungssystem. Weil sie die biometrischen Daten der Angestellten zur Identifikation verwenden, gibt es einige Besonderheiten im Vergleich zu den Systemen mit Karte oder Transponder.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter checken sich wie bei den anderen Systemen bei Arbeitsbeginn ein- und zum Feierabend wieder aus – nutzen dafür aber den Fingerabdruck. Auch hier speichert das System die Arbeitszeiten automatisch in einer Datenbank.

Arbeitgeber sollten bei der Einführung eines solchen Systems ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg aus dem Jahr 2020 beachten. Damals urteilte das Gericht, dass Zeiterfassungssysteme, die biometrische Daten von Angestellten erfassen, datenschutzrechtlich bedenklich seien. Ohne Einwilligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seien diese Systeme unzulässig.

Vorteile:

• unkomplizierte, weil automatische Arbeitszeiteingabe
• geringer Verwaltungsaufwand für Unternehmen
• Manipulation so gut wie ausgeschlossen
• Kosten durch Karten oder Transponder fallen nicht an

Nachteile:

• hoher Kostenfaktor durch Anschaffung und Betreuung der Hardware
• keine Arbeitszeiterfassung im Homeoffice oder auf Dienstreisen möglich
• Datenschutzrechtlich bedenklich

Mobile Arbeitszeiterfassungssysteme

Für Unternehmen, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel unterwegs sind oder die sich vorrangig im Homeoffice statt im Büro befinden, bieten sich mobile Systeme zur Arbeitszeiterfassung an. Auch für Handwerker, die ihre Arbeitszeiten stundenweise abrechnen, kommt die mobile Arbeitszeiterfassung infrage.

Die Systeme funktionieren entweder am Computer oder per App mit dem Smartphone. In beiden Fällen wird über eine Software die Arbeitszeit erfasst und über das Internet an eine zentrale Datenbank oder Lohnabrechnungsprogramme übertragen, die sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber einsehen kann.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin beginnt ihren Arbeitstag im Homeoffice. Sobald sie ihren Computer startet und das Notebook aufklappt, wird das als Beginn der Arbeitszeit registriert. Beim Herunterfahren oder Zuklappen des Notebooks wird die Arbeitszeiterfassung unterbrochen. Wenn sie ins Büro fährt und dort ihr Notebook aufklappt, wird die Erfassung fortgesetzt.

Einige dieser Systeme verwenden Ortungsdienste per GPS. Damit lässt sich zusätzlich kontrollieren, ob die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit an dem von ihm angegeben Arbeitsort war. Das kann zum Beispiel bei Handwerkern, Bauarbeitern und Berufskraftfahrern sinnvoll sein.

Wie bei der Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck, ist auch hier die Zustimmung der Angestellten erforderlich, weil es sich sonst um eine heimliche Überwachung und damit um eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts handelt.

Vorteile:

• kann von Mitarbeitern im Außendienst oder Homeoffice genutzt werden
• geringer Verwaltungsaufwand für Unternehmen, weil automatische Erfassung

Nachteile:

• hoher Kostenfaktor durch Anschaffung und der Software und Lizenzkosten
• Datenschutzrechtlich bedenklich