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Nebenkostenabrechnung – diese Frist dürfen Vermieter und Mieter nicht verpassen

Von t-online, sm, jb

Aktualisiert am 12.02.2021Lesedauer: 3 Min.
Wasserzähler: Die Kosten für Wasser können in den Nebenkosten abgerechnet werden.
Wasserzähler: Die Kosten für Wasser können in den Nebenkosten abgerechnet werden. (Quelle: totalpics/getty-images-bilder)
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Neben der Miete müssen Mieter stets auch die Nebenkosten tragen. Ob am Ende des Abrechnungszeitraums ein Guthaben steht oder eine Nachzahlung fällig wird, geht aus der Betriebskostenabrechung hervor. Dafür gelten Fristen.

Das Wichtigste im Überblick


Die Nettomiete ist ein Teil der monatlichen Mietleistungen. Weiterhin hinzu kommen die Nebenkosten, die zwar monatlich gezahlt, aber jährlich abgerechnet werden. Nicht selten kommen auf den Mieter dann Nachzahlungsforderungen zu. Auch können gestiegene Nebenkosten eine Erhöhung des künftigen Abschlags begründen. Grundlage ist die Betriebskostenabrechnung, die vom Vermieter einmal jährlich zu erstellen ist. In dieser wird Rechenschaft über die tatsächlichen Kosten und die jeweilige Umlage auf den einzelnen Mieter abgelegt.

Sowohl für die Übermittlung der Betriebskostenabrechnung als auch für einen möglichen Einspruch der Mieter gelten gesetzliche Fristen, die beide beachten müssen.

Übrigens: Wer kein ganzes Jahr in der Wohnung gelebt hat, muss sich auch nur für den entsprechenden Mietzeitraum an den Nebenkosten beteiligen. Die allgemeinen Fristen gelten aber auch in diesem Fall.

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Bis wann muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung dem Mieter mitteilen?

Die Nebenkostenabrechnung erfolgt jährlich und muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Hält der Vermieter diese Frist nicht ein, müssen eventuelle Nachforderungen einer später zugegangenen Betriebskostenrechnung nicht gezahlt werden. Dies ist in Paragraf 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Es sei denn, "der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten", heißt es dort ebenso.

Laut Bundesgerichtshof soll die einjährige Abrechnungsfrist "für Rechtssicherheit und Rechtsklarheit" im Verhältnis zwischen Vermietern und Mietern sorgen. Deshalb darf sie im Gegensatz zu den Fristen im Verjährungsrecht nicht neu beginnen, sollte die Abrechnung zum Beispiel unvollständig oder formal fehlerhaft sein. Damit soll ausgeschlossen werden, dass Vermieter ihren Mietern noch kurz vor Ablauf der Frist eine unvollständige Abrechnung vorlegen, die sie erst nach Ablauf der Frist überarbeiten und in die erforderliche Form bringen.

Welche Frist haben Mieter für das erste Prüfen der Nebenkostenabrechnung?

Für das Prüfen der Nebenkostenabrechnung haben Mieter erst einmal 30 Tage Zeit. Das ist die übliche Frist, die ihnen für eventuelle Nachzahlungen zugestanden wird. In dieser Zeit können Mieter Einsicht in die Originalunterlagen verlangen – entweder direkt beim Vermieter oder anhand von zugesandten Kopien. Sollte diese Zeit nicht ausreichen, kann die Nachzahlung explizit unter Vorbehalt erfolgen. Die Zahlung sollte auf keinen Fall verweigert werden, denn dann sieht man sich manchmal schneller vor Gericht wieder, als einem lieb ist.

Was darf der Vermieter alles als Nebenkosten abrechnen?

Folgende Kostenpunkte können mit den Nebenkosten verrechnet werden:

  • Heizkosten
    überwiegend verbrauchsabhängig
  • Warmwasserkosten
    überwiegend verbrauchsabhängig
  • Wasserkosten
    Frischwasser, Abwasser/Niederschlagswasser, Wasseraufbereitung
    teilweise auch als "kommunale Gebühr" bekannt
  • Grundsteuer
  • Müllabfuhr, Straßenreinigung
    auch als "kommunale Gebühr" bekannt
  • Hausmeister
  • Hausreinigung
    unter anderem Flur, Treppen, Gemeinschaftsräume
  • Ungezieferbekämpfung
  • Schornsteinfeger
  • Beleuchtung
    Stromkosten, Materialkosten
  • Fahrstuhl
    Reinigung, Pflege, Wartung
  • Gartenpflege
    Personalkosten und Sachkosten (Erde, Pflanzen, Dünger etc.)
  • Sonstige Betriebskosten
    Waschküche (beispielsweise Gemeinschaftswaschmaschine, -trockner)
    Gemeinschaftsräume (Reinigungskosten, Stromkosten, Materialkosten)
    Wartung von Brandschutzeinrichtungen

Im Mietvertrag sollte festgehalten sein, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Ist dies nicht der Fall, werden die kalten Betriebskosten anhand der Wohnflächen abgerechnet.

Die warmen Betriebskosten, wie beispielsweise Warmwasser, müssen jedoch verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die Heizkosten müssen mindestens zu 50 Prozent nach Verbrauch in Rechnung gestellt werden, maximal bis zu 70 Prozent, wenn die Wohnungen schlecht gedämmt sind. Der Rest wird anhand der Wohnfläche berechnet.

Die übrigen Neben- und Betriebskosten können wie folgt auf die Mieter verteilt werden:

  • nach Anzahl der Personen
  • nach Wohnfläche
  • nach Wohneinheit
  • oder nach Verbrauch

Was kann der Mieter tun, wenn die Nebenkosten zu hoch sind?

Ist die Betriebskostenabrechnung zu hoch, sollten Mieter innerhalb von zwölf Monaten Einspruch einlegen. Alternativ können Sie sich für eine Erklärung der hohen Kosten an den Vermieter wenden und in dem Zuge Einsicht in die Unterlagen verlangen.

Bis wann muss der Mieter seine Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung geltend machen?

Generell haben Mieter zwölf Monate nach Zugang der Nebenkostenabrechnung Zeit, Einwände gegen die Kostenaufstellung und eventuelle Nachforderungen gegenüber dem Vermieter anzubringen. Spätere Einwände braucht der Vermieter nicht zu berücksichtigen. Es sei denn – und das gilt auch hier – "der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten." (§ 556 BGB)

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Bis wann muss der Vermieter das Guthaben der Mieter zurückzahlen?

Die Zwölfmonatsfrist gilt im Übrigen nicht für die Rückzahlung von Guthaben der Mieter aus der Nebenkostenabrechnung. Diese müssen vom Vermieter immer ausgezahlt werden, auch noch nach mehr als zwölf Monaten.

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