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Aufbewahrungspflicht: So lange sollten Sie Ihre Gehaltsabrechnung behalten


Gehaltsabrechnungen: So lange gilt die Aufbewahrungspflicht

t-online, Marie-Luise Fuchs

Aktualisiert am 05.09.2023Lesedauer: 2 Min.
Ordentliches Aktenmanagement: Lohnabrechnungen müssen gemäß gesetzlicher Vorgaben sorgfältig aufbewahrt werden.Vergrößern des BildesOrdentliches Aktenmanagement: Lohnabrechnungen müssen gemäß gesetzlicher Vorgaben sorgfältig aufbewahrt werden. (Quelle: Ridofranz/Getty Images)
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Wichtige Gehaltsdokumente verwahren: Erfahren Sie, warum dies sowohl für Sie als Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber wichtig ist.

Lohnabrechnungen sind mehr als nur Zahlen auf einem Papier. Sie spiegeln Ihr Einkommen wider und dienen als Nachweis für finanzielle Transaktionen. Doch wie lange sollten Sie diese wichtigen Dokumente aufbewahren? Die Antwort darauf hat sowohl für Angestellte als auch für Beschäftigungsgeber Bedeutung.

In diesen Fällen sollten Sie Ihre Lohnabrechnung aufbewahren

Gehaltsabrechnungen können der Schlüssel zu vielen Türen sein, wenn es um Ihre finanzielle Zukunft und rechtliche Angelegenheiten geht. Hier erfahren Sie, warum es sinnvoll ist, Ihre Lohndokumente sorgfältig zu bewahren, um von einem gut organisierten Archiv zu profitieren:

  1. Arbeitsverhältnisse und Betriebsrentenzahlungen nachweisen: Die Gehaltsabrechnung dient nicht nur als schriftlicher Nachweis für Ihre Arbeitsverhältnisse, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Bestimmung Ihrer gesetzlichen Rente. Damit Ihr Rentenanspruch eindeutig und verlässlich dokumentiert wird, ist es ratsam, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen sowie Nachweise der Sozialversicherung sorgfältig aufbewahren. Die gleiche Bedeutung kommt auch Bescheinigungen über den Erhalt von Kranken- oder Arbeitslosengeld zu. Diese Maßnahme gewährleistet eine klare Erfassung Ihres Rentenverlaufs und ermöglicht Ihnen eine reibungslose Durchsetzung Ihrer Ansprüche in der Zukunft.
  2. Sozialversicherung, Mietverträge und Kredite: Institutionen wie Versicherungen, Banken oder Vermieter fordern häufig einen Nachweis Ihrer finanziellen Mittel und regelmäßigen Einkünfte. Bei Anfragen der Sozialversicherung, zukünftigen Mietverträgen oder Kreditanträgen können diese Dokumente entscheidend sein. Die richtige Aufbewahrung bietet Ihnen die Gewissheit, jederzeit über die notwendigen Informationen zu verfügen.
  3. Wichtige Unterlagen für finanzielle Angelegenheiten: Ihre Identität, Ausbildungs- und Arbeitslaufbahn – all das spiegelt sich oft in Ihren Gehaltsabrechnungen wider. Einige Unterlagen sind von dauerhaftem Wert und sollten sorgfältig aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsdauer und praktische Tipps

Behalten Sie Ihre Gehaltszettel mindestens so lange, bis Sie Ihre jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen erhalten und geprüft haben. Diese sind oft bis zur Rente relevant.

Für Kreditanträge empfiehlt es sich, die letzten drei Gehaltsausweise bereitzuhalten. In Unterhaltsverfahren oder bei Beantragung von Wohngeld werden häufig die Abrechnungen der letzten zwölf Monate verlangt. Generell sollten Sie Ihre Gehaltsabrechnungen etwa ein Jahr aufbewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Aufbewahrungspflicht für Unternehmen ist gesetzlich vorgeschrieben

Für Unternehmen gelten klare rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten. Als Gewerbetreibender sind Sie verpflichtet, Unterlagen wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Handelsbücher aufzubewahren.

Laut Gesetzgeber beträgt die Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente sechs Jahre. Ebenso müssen Sie alle Gehaltsabrechnungen Ihrer Arbeitnehmer sechs Jahre lang aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht gewährleistet die rechtliche Integrität Ihrer geschäftlichen Dokumentation und trägt zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer unternehmerischen Aktivitäten bei.

Die moderne Welt bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Dokumente digital zu archivieren. So haben Sie wichtige Nachweise immer griffbereit, ohne dass sie Platz in Anspruch nehmen. Ein gut organisierter digitaler Ordner kann Ihre Lohnzettel für eine Ewigkeit sicher verwahren.

Verwendete Quellen
  • verbraucherzentrale.de: "Aufbewahrungspflichten: Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?" (Stand: 06.06.2023)
  • deutsche-rentenversicherung.de: "Unbedingt wichtige Unterlagen aufbewahren" (Stand: 14.01.2021)
  • firma.de: "Aufbewahrungsfrist: Die Lohnabrechnung nicht zu früh entsorgen" (Stand: 20.02.2023)
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