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Nebenkostenabrechnungen – diese Fehler kommen immer wieder vor

Hohe Nachforderungen  

Alles korrekt? Wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen

Von Nele Behrens, Sabrina Manthey

19.02.2021, 18:16 Uhr
Nebenkostenabrechnungen – diese Fehler kommen immer wieder vor. Wasserzähler: Die Nebenkosten werden entweder nach einem Verteilerschlüssel oder nach Wohnfläche abgerechnet, Wasser und Abwasser nach Verbrauch. (Quelle: Getty Images/deepblue4you)

Wasserzähler: Die Nebenkosten werden entweder nach einem Verteilerschlüssel oder nach Wohnfläche abgerechnet, Wasser und Abwasser nach Verbrauch. (Quelle: deepblue4you/Getty Images)

Mit der Nebenkostenabrechnung kommen oft hohe Nachforderungen auf Mieter zu. Doch nicht immer sind diese berechtigt. Diese Punkte sollten Sie daher besonders prüfen.

Rund die Hälfte der Nebenkostenabrechnungen ist nach einer Schätzung des Deutschen Mieterbundes fehlerhaft. Häufig führen diese Abrechnungen daher auch zu Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter. Tatsächlich landen aber auch immer wieder Punkte auf der Betriebskostenabrechnung, die Sie als Mieter gar nicht zu tragen haben.  

Besonders bei zu hohen Nachzahlungsforderungen, sollten Sie als Mieter stutzig werden und sich die Abrechnung genauer anschauen. t-online erklärt Ihnen, worauf Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung besonders achten müssen, was der Vermieter Ihnen in Rechnung stellen darf und wie Sie erfolgreich Widerspruch gegen eine fehlerhafte Abrechnung einlegen können.  

Was darf auf den Mieter umgelegt werden?

Der Viermieter darf bei der Nebenkostenabrechnung einige Posten auf die Mieter umlegen. Das sind: 

  • Heizungs-, Wasser- und Warmwasserkosten
  • Kosten für einen Aufzug
  • Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung
  • Grundsteuer
  • Beleuchtung
  • Schornsteinreinigung
  • Gartenpflege
  • Hauswart/Hausmeister
  • Antenne oder Kabelfernsehen
  • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung 
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen (keine Rechtschutzversicherungen)
  • Kosten für gemeinschaftlich genutzte Räume wie Waschküche, Sauna etc.

Dabei sind dem Vermieter auch Grenzen gesetzt, denn Nebenkosten stehen unter dem sogenannten Wirtschaftlichkeitsvorbehalt. Zu hohe beziehungsweise nicht notwendige Kosten darf der Vermieter den Mietern nicht in Rechnung stellen.

Das zeigt unter anderem ein Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Düsseldorf. Hier hatte ein Mieter gegen zu hohe Hausmeisterkosten geklagt. Denn dieser arbeitete in Vollzeit, die Kosten für die Stelle zahlten die Mieter – obwohl für einen Vollzeit-Hausmeister gar kein Bedarf bestand. Zwei Drittel der berechneten Kosten erhielt der Mieter deshalb zurück.

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Eine Betriebskostenabrechnung muss immer nach demselben Muster aufgebaut sein. Fehlt einer der folgenden Aspekte, ist dies ein sogenannter Formfehler und macht die Abrechnung ungültig. Diese Bedingungen gelten daher bei einer Nebenkostenabrechnung: 

  • Sie darf maximal zwölf Monate umfassen
  • Sie muss eindeutig und nachvollziehbar sein
  • Sie muss spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter eingehen
  • Jede Position muss einzeln abgerechnet werden
  • Sie muss die individuellen Nebenkosten jeder einzelnen Mieteinheit enthalten
  • Sie muss die Gesamtsumme aller Kosten aufführen

Wichtig: Der Vermieter legt die Nebenkosten nach einem Verteilerschlüssel auf die Mieter des Hauses um – entweder nach Anzahl der Mieter oder entsprechend der Wohnfläche. Ist im Mietvertrag kein Schlüssel vereinbart, gilt die Wohnfläche als Grundlage der Nebenkostenabrechnung.

Damit Sie die Rechnung gut nachvollziehen können, ist der Vermieter verpflichtet, den Umlageschlüssel anzugeben und die Rechenwege offen darzulegen. Die formelle Richtigkeit ist aber nicht das Einzige, auf das Sie achten sollten.

Auch bei der Berechnung der Wohnfläche gelten strenge Richtlinien für die Vermieter, seit der Bundesgerichtshof 2018 die Mieterseite mit einem Urteil gestärkt hat. So darf der Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung nicht einfach die Wohnfläche, die im Vertrag steht, bei der Betriebskostenabrechnung zugrunde legen.

Stattdessen kommt es auch bei der Betriebs- und Heizkostenabrechnung auf die tatsächliche Wohnfläche an – weicht diese um mehr als 10 Prozent vom Mietvertrag ab, können Mieter darauf bestehen, dass sich das auch bei den Nebenkosten niederschlägt. 

Achtung bei Heizkosten

Besonders wenn die Verbrauchswerte von den Vorjahren abweichen, sollten Mieter ein Augenmerk auf die Heizkosten richten. Wenn Sie in Ihrer Wohnung noch nicht lange wohnen und deshalb keine Vergleichswerte haben, können Sie sich am Betriebskostenspiegel orientieren, den der Deutsche Mieterbund (DMB) jährlich herausgibt. Dieser weist die durchschnittlich gezahlten Nebenkosten deutscher Mieter pro Quadratmeter und Monat aus.

Zwar können die eigenen Kosten davon abweichen, etwa in einem unsanierten Altbau. Wenn aber die in Rechnung gestellten Heizkosten deutlich über den im Betriebskostenspiegel ausgewiesenen Durchschnittskosten liegt, obwohl das Mietobjekt laut Energieausweis einen hohen energetischen Standard hat, sind Zweifel an der Abrechnung angebracht. 

Wichtig: Die Kosten für Warm- und Kaltwasser sowie für die Heizung werden in der Regel verbrauchsabhängig mithilfe von gebührenpflichtigen Wasseruhren abgerechnet.

Was ist ein Verteilerschlüssel?

Der Verteilerschlüssel bestimmt, welchen Anteil der Gesamtkosten eine einzelne Mietpartei bei den Nebenkosten zu tragen hat. Dabei gibt es Vorgaben, wie ein Vermieter diesen zu berechnen hat: Die Kosten für Heizung und Warmwasser müssen vom Vermieter zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der Rest wird nach der Wohnfläche berechnete. 

Wenn in allen Wohneinheiten Zähler vorhanden sind, muss der Vermieter auch die Nebenkosten für Wasser und Abwasser zu 100 Prozent nach Ihrem Verbrauch berechnen. Das lohnt sich etwa, wenn Sie sparsam sind und in einer großen Wohnung leben.

Sollte Ihnen die Nebenkostenabrechnung zu hoch erscheinen, kann es sich für Sie lohnen, einen Blick auf den Verteilerschlüssel und auf Ihre eigenen Wasseruhren zu werfen.

Diese Kosten darf der Vermieter nicht umlegen

Leider führen Vermieter oder Verwalter auch immer wieder Punkte in der Nebenkostenabrechnung auf, die sie nicht auf den Mieter umlegen dürfen. Neben den Wasser- und Heizungskosten sollten Sie daher auch bei folgenden Posten aufpassen:

  • Wartungskosten
  • Renovierungskosten
  • Gewerbekosten
  • Doppelte Anrechung

Wartungskosten gehören an sich zu den umlagefähigen Betriebskosten. Aber: Nicht selten stellen Vermieter unter diesem Posten auch Reparaturkosten und Instandhaltungsmaßnahmen dem Mieter in Rechnung. Diese hat aber der Vermieter selbst zu tragen.

  • Beispiel: Bei der Wartung des Aufzugs in Ihrem Haus wird gleichzeitig etwas am Fahrstuhl repariert. Die Kosten hierfür hat allein der Vermieter zu tragen. Im Zweifel können Sie als Mieter Einsicht in die Original-Rechnung verlangen.

Auch Verwaltungskosten, seien es Bankgebühren, Porto- und Telefonkosten oder Kosten für Hausverwaltung, müssen Sie als Mieter nicht tragen. Trotzdem tauchen diese auf mancher Nebenkostenabrechnung auf.

Außerdem sollten Sie aufpassen, dass kein Posten mehrfach auf der Rechnung auftaucht. Wenn für Aufgaben wie Treppenhausreinigung oder die Pflege der Grünanlagen ein Hausmeister angestellt ist, darf der Vermieter oder sein Verwalter nicht zusätzlich auch einen externen Dienstleister abrechnen.

Darf der Vermieter mich an Kosten für Gewerbe beteiligen? 

Nein, höhere Kosten für eine Gewerbeeinheit im Haus dürfen Ihnen als Mieter nicht angerechnet werden. Wenn also in Ihrem Wohnhaus auch eine Gewerbeeinheit vermietet ist – etwa ein Café, eine Buchhandlung oder ein Modeladen – dann sollten Sie die einzelnen Posten sehr genau prüfen.

Die höheren Betriebskosten der Gewerbeeinheit muss der Vermieter oder Verwalter aus Ihrer Abrechnung herausrechnen. Er darf Sie also zum Beispiel nicht extra zur Kasse bitten, wenn durch das Café in Ihrem Haus die Kosten für die Müllabfuhr höher sind. 

Das gilt auch für den Posten der Grundsteuer. Gewerberäume können teurer vermietet werden als Wohnräume. Das wirkt sich auf den Einheitswert und damit auf die Höhe der Grundsteuer aus. In diesem Fall müsste der Vermieter die Kosten für die Grundsteuer aufteilen und dürfte nur den Teil auf Sie als Wohnungsmieter umlegen, der tatsächlich auf die Wohnräume entfällt.

Wie widerspreche ich einer Nebenkostenabrechnung?

Wenn Sie Ihrer Nebenkostenabrechnung widersprechen wollen, sollten Sie dies auf jeden Fall schriftlich tun, nicht mündlich und nicht per Mail. Stattdessen sollten Sie Ihren Widerspruch per Einschreiben versenden, um zu beweisen, dass dieser Ihren Vermieter erreicht hat. 

Als Mieter haben Sie insgesamt ein Jahr Zeit, um der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Bei Ihrem Schreiben sollten Sie dabei folgende Aspekte bedenken:

  • Begründen Sie Ihren Widerspruch ausreichend
  • Vermutungen, Anschuldigungen oder Verdächtigungen sind nicht ausreichend
  • Als Mieter haben Sie das Recht, die Originalbelege einzusehen
  • Ein Widerspruch ist auch nach Zahlung der Abrechnung noch möglich

Wenn Sie Ihrer Abrechnung widersprechen wollen, lassen Sie sich am besten vom örtlichen Mieterschutzverein oder einem Anwalt beraten. Diese können auch gleich die Erfolgsaussichten Ihres Widerspruchs einschätzen. Sind Ihre Einwände berechtigt, können Sie als Mieter die Zahlung der Nebenkosten entsprechend kürzen oder verweigern.

Verwendete Quellen:

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