Krankmeldung per E-Mail: Wie Sie Ihren Arbeitgeber richtig informieren

Sind Sie arbeitsunfähig, informieren Sie Ihren Arbeitgeber umgehend. Übermitteln Sie die Krankmeldung per E-Mail, achten Sie auf den richtigen Empfänger.

Es gehört zu Ihren Pflichten als Arbeitnehmer, Krankheiten und Ausfälle rechtzeitig anzukündigen. Planen Sie einen Arztbesuch, informieren Sie Ihren Betrieb schon im Vorfeld per Telefon oder E-Mail.

Beispiel für Ihre Krankmeldung per E-Mail

Melden Sie sich per E-Mail krank, achten Sie auf den richtigen Empfänger. Idealerweise senden Sie die Nachricht an den direkten Vorgesetzten, das Sekretariat oder die Personalabteilung. Nutzen Sie prägnante und präzise Formulierungen, um Ihr Anliegen klar zu übermitteln. Folgende Informationen gehören in die E-Mail:

1. Betreffzeile (Beispiel): Krankmeldung – [Name, Abteilung, Geburtsdatum]
2. Einleitung: Informieren Sie im ersten Satz darüber, dass Sie krankheitsbedingt nicht zur Arbeit erscheinen werden.
3. Zeitraum der Abwesenheit: Falls bereits bekannt, informieren Sie über die Dauer der Abwesenheit (etwa bei einem vorliegenden Attest).
4. Deadlines und Aufgaben: Gehen Sie auf offene Aufträge mit Frist ein, um die Umverteilung sicherzustellen.
5. Krankschreibung: Erfolgt die Krankmeldung vor dem Arztbesuch, melden Sie sich danach noch einmal, um die Dauer der Attestierung mitzuteilen.
6. Bestätigung: Bitten Sie um schriftliche Bestätigung des Erhalts.

Tipp: Rechtlich sind Sie am 4. Tag zur Vorlage eines ärztlichen Attests verpflichtet. Melden Sie sich ohne offizielle Krankschreibung krank, gilt die Informationspflicht weiterhin.

Fehlen Sie nur einen Tag, entbindet das nicht von der Informationspflicht. Teilen Sie die Abwesenheit daher zum frühesten Zeitpunkt mit.

Krankmeldung per Telefon – in diesen Fällen ist es sinnvoll

Das Ziel der frühzeitigen Krankmeldung besteht darin, dem Chef Zeit zur Umstrukturierung und Planung zu geben. Ist Ihnen bekannt, dass E-Mails nur selten abgerufen und gelesen werden, nutzen Sie den Kommunikationsweg per Telefon. Rufen Sie die verantwortliche Person direkt an und teilen Sie mit, dass Sie nicht zur Arbeit erscheinen.

Tipp: Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Anrufbeantworter, sprechen Sie eine Nachricht darauf. So stellen Sie sicher, dass Ihre Abwesenheit spätestens bei Arbeitsbeginn bekannt wird. Existiert eine WhatsApp-Gruppe Ihres Betriebs mit dem Vorgesetzten, teilen Sie die Meldung parallel darüber mit. So erfährt der Chef bereits vor Arbeitsantritt, dass Sie nicht kommen werden.

Wurden Sie durch den Arzt krankgeschrieben, wird die Krankenkasse das Attest elektronisch an Ihren Arbeitgeber übermitteln. Teilen Sie das am Telefon mit, sodass der Zeitraum Ihrer Abwesenheit bereits bekannt ist. Dadurch ermöglichen Sie Ihrem Arbeitgeber die Umstrukturierung des Dienstplanes.