Aufbewahrungspflicht: Wie lange muss man Kontoauszüge aufheben?

In vielen Haushalten stapeln sich die Kontoauszüge. Doch sind Sie überhaupt verpflichtet, sie aufzuheben? Oder dürfen Sie sie regelmäßig aussortieren?

Wer Ordnung hält, ist klar im Vorteil – das gilt bei der Suche nach Autoschlüssel oder Handy genauso wie bei wichtigen Unterlagen. Spätestens wenn das Finanzamt nachfragt, dürften Sie froh sein, wenn der passende Kontoauszug griffbereit ist.

Doch erleichtert es Ihnen nur das Leben, wenn Sie die Dokumente aufbewahren, oder sind Sie dazu sogar gesetzlich verpflichtet? Was können Sie getrost aussortieren? Unser Überblick liefert die Antworten.

Muss ich Kontoauszüge aufbewahren?

Generell gilt: Als Privatperson sind Sie nicht verpflichtet, Kontoauszüge aufzubewahren. Es gibt aber Ausnahmen.

Belege für Dienstleistungen

Dazu gehören die Zahlungsbelege für Dienstleistungen von Handwerkern, Gärtnern oder Haushaltshilfen, die Sie von der Steuer absetzen wollen. Denn das Finanzamt möchte bei Bedarf prüfen können, ob der Betrag korrekt war, den Sie in der Steuererklärung angeführt haben, oder ob die beauftragte Firma die Umsatzsteuer richtig angegeben hat.

Vielverdiener

Auch Vielverdiener müssen Kontoauszüge aufheben. Als solcher gelten Sie, wenn Sie im Jahr Einkünfte von mehr als 500.000 Euro aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder sonstigen Einnahmen haben.

Selbstständige

Sind Sie Unternehmer und zur Buchhaltung verpflichtet, gilt für die Auszüge Ihrer Geschäftskonten ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht.

Aber ob gesetzlich vorgeschrieben oder nicht – sinnvoll ist das Aufheben von Kontoauszügen für jeden. Denn sollte es Streit geben, können Sie damit nachweisen, dass Sie eine Zahlung tatsächlich geleistet haben.

Wie lange sollte ich Kontoauszüge aufheben?

Für Privatpersonen empfehlen Experten, Kontoauszüge für mindestens drei Jahre aufzuheben – dann läuft die gesetzliche Verjährungsfrist ab. So können Sie erbrachte oder erhaltene Zahlungen belegen.

Wenn Sie Handwerkerrechnungen von der Steuer abgesetzt haben, verlangt das Finanzamt, dass Sie die Zahlungsbelege zwei Jahre lang aufbewahren. Bei haushaltsnahen Dienstleistungen wie Gartenarbeit oder Reinigungsarbeiten müssen Sie die entsprechenden Kontoauszüge mindestens so lange aufheben, bis Sie Ihren Steuerbescheid erhalten haben und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.

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Bis zu fünf Jahre müssen Sie Kontoauszüge aufbewahren, wenn Sie sich dazu entscheiden, ein Haus oder eine Wohnung zu kaufen. So können Sie nachweisen, wann und in welcher Höhe Sie Geld überwiesen haben.

Haben Sie Handwerker beauftragt, um das Haus oder die Wohnung zu errichten oder eine Zentralheizung oder Küche einzubauen, sollten Sie die Kontoauszüge über Rechnungen ebenfalls mindestens fünf Jahre aufbewahren. So stellen Sie sicher, dass Sie von der Gewährleistung profitieren können. Gewährleistung bedeutet, dass der Handwerker bei eventuellen Mängeln noch einmal nachbessern muss.

Verdienen Sie mehr als 500.000 Euro im Jahr, gilt für Sie eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren. Entscheidend ist dabei die Summe aller Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie sonstigen Einkünften. Sind Sie selbstständig und dazu verpflichtet, Buch zu führen, müssen Sie Auszüge von Geschäftskonten zehn Jahre lang aufbewahren.

Was gilt bei elektronischen Kontoauszügen?

Elektronische Auszüge werden genauso als Zahlungsnachweis anerkannt wie die Variante auf Papier. Bei vielen Banken ist es möglich, die Kontoauszüge mehrere Jahre lang oder sogar permanent zu archivieren. Dennoch ist es ratsam, sie herunterzuladen und in einem eigenen Archiv zu speichern sowie Sicherungskopien anzufertigen.

Was kann ich tun, wenn ich Kontoauszüge verloren habe?

Sie können Kontoauszüge bei Ihrer Bank nachfordern. Das geht mindestens zehn Jahre lang. So lange sind die Banken verpflichtet, Ihre Auszüge aufzubewahren.

Allerdings erheben die meisten Geldinstitute für den Service eine Gebühr – und die steigt oft mit dem Alter der nachgeforderten Belege.