Meeting-Protokoll: Hinweise zum Besprechungsprotokoll

Bei wichtigen Besprechungen ist es oft sinnvoll, ein Meeting-Protokoll zu führen. Dieses Besprechungsprotokoll macht es im Nachhinein einfacher, sich den Ablauf und vor allem die Ergebnisse der Besprechung zu vergegenwärtigen. Hier erfahren Sie, worauf Sie als Protokollant achten sollten.

Vorbereitung auf das Meeting

Es ist empfehlenswert, schon vor dem Meeting festzulegen, welche Person das Besprechungsprotokoll führt. So kann sich die betreffende Person rechtzeitig auf die Aufgabe einstellen und eine entsprechende Vorlage vorbereiten.

Als Protokollführer entscheiden Sie, ob Sie das Gesagte lieber handschriftlich notieren oder sogleich in einer elektronischen Vorlage mittippen. Informieren Sie sich schon vor dem Meeting über die Tagesordnungspunkte und die Anwesenden.

Meeting-Protokoll: Aufbau des Dokuments

Zunächst werden im Besprechungsprotokoll die Eckdaten des Meetings festgehalten. Dazu gehören Ort und Zeit sowie Teilnehmer und der Grund der Besprechung. Anschließend werden die Tagesordnungspunkte aufgelistet und abgearbeitet. Notieren Sie sich zunächst die Darstellung des Themas durch den zuständigen Mitarbeiter, um dann den Diskussionsverlauf festzuhalten.

Wichtig ist auch, die verhandelten Maßnahmen mit etwaigen neuen Terminen und Zuständigkeiten schriftlich niederzuschreiben. Falls Sie während des Verlaufs als Protokollant Unklarheiten empfinden, gilt es, diese sofort zu klären, solange alle Teilnehmer noch zusammen sind.

Nach der Besprechung

Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit, bis Sie das Besprechungsprotokoll ins Reine schreiben oder abtippen. Je frischer die Eindrücke, desto genauer wird das fertige Dokument.

Nachdem das Meeting-Protokoll von einer zweiten Person korrigiert wurde, schicken Sie es an die Teilnehmer des Meetings. So haben alle Beteiligten eine Erinnerungsstütze und können sich für zukünftige Sitzungen den Verlauf des Meetings vergegenwärtigen.