Finanzen managen: Kontoauszüge organisieren – Tipps für mehr Übersicht

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Kontoauszüge organisieren: 7 Tipps für mehr Übersicht

Chaos bei den Kontoauszügen muss nicht sein. Sieben einfache Tipps helfen dabei, mehr Ordnung und Organisation zu schaffen.

Kontoauszüge zeigen auf einen Blick, wann Geld eingeht und wofür es ausgegeben wird. Sie dienen oft als wichtiger Nachweis – etwa bei Anträgen oder Rückfragen vom Amt. Doch wer sie nicht rechtzeitig speichert oder sortiert, verliert schnell den Überblick. Wir zeigen, wie Sie Ihre Kontoauszüge einfach und übersichtlich organisieren.

1. Kontoauszüge regelmäßig abholen

Viele Banken stellen Kontoauszüge nur für 12 bis 24 Monate bereit. Danach sind sie nicht mehr einfach abrufbar. Manche Banken senden sie bei Nichtabholung automatisch per Post zu, was nicht immer kostenlos ist. Für eine bessere Ordnung lohnt es sich, die Auszüge einmal pro Quartal auszudrucken oder abzuspeichern.

2. Einheitliches Ablagesystem entwickeln

Ob digital oder auf Papier: Eine klare Struktur sorgt für Übersicht und hilft beim Wiederfinden. Digitale Auszüge lassen sich am besten in Unterordnern nach Jahr und Monat oder nach Konten ablegen. Papierauszüge kommen geordnet in einen Aktenordner mit Registerblättern.

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3. Kontoauszüge benennen

Noch übersichtlicher organisieren Sie Kontoauszüge, wenn Sie digitale Auszüge eindeutig benennen – zum Beispiel mit Datum und Konto („KontoX_Jahr-Monat.pdf“). Auch Papierauszüge lassen sich besser zuordnen, wenn sie mit einer kurzen Notiz zu Monat oder Verwendungszweck versehen sind.

4. Wichtige Bewegungen markieren

Markieren Sie besondere Zahlungen wie Miete, Rückerstattungen oder Zuschüsse. So springen wichtige Buchungen sofort ins Auge und lassen sich später leichter finden.

Tipp: Mit PDF-Programmen können Sie den Kontoauszügen Schlagwörter oder Notizen hinzufügen. "Nebenkostenabrechnung" oder "Bafög-Nachweis" machen relevante Buchungen sofort auffindbar.

5. Digitale Kontoauszüge doppelt sichern

Speichern Sie digitale Auszüge nicht nur auf dem Computer, sondern legen Sie ein Backup an – etwa auf einer externen Festplatte oder in einer sicheren Cloud. Für Geschäftskonten gilt zusätzlich: Halten Sie sich an die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Kontoauszüge sind vollständig, unverändert und geordnet zu archivieren.

Bedeutet: Für Kontoauszüge aus Geschäftskonten ist ein revisionssicheres Archiv Pflicht. Dabei geht es darum, sicherzustellen, dass Daten und Dokumente nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden können und jederzeit für eine Überprüfung (Revision) zur Verfügung stehen.

6. Aufbewahrungsfristen beachten

Für private Zwecke gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung. Dennoch ist es sinnvoll, Kontoauszüge für Rückfragen vom Jobcenter, Finanzamt oder anderen Instituten aufzubewahren. Die Verbraucherzentrale empfiehlt eine Aufbewahrungszeit von drei Jahren. Für Geschäftskonten liegen die Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge bei zehn Jahren.

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7. Kontoauszüge und Finanzen zusammen betrachten

Neben der Funktion als Nachweis sind Kontoauszüge auch ideal, um die eigenen Finanzen zu überprüfen. Anhand von Einnahmen, Fixkosten und Ausgaben erkennen Sie frühzeitig Unregelmäßigkeiten oder Sparpotenziale – und können entsprechend gegensteuern, bevor es finanziell eng wird.