Bei längerer Abwesenheit: Darf der Chef auf alle E-Mails zugreifen?

Nach der Urlaubsrückkehr liegen häufig viele E-Mails im Postfach, die mehr oder weniger wichtig sind. Nicht immer hat die Vertretung Zeit oder das entsprechende Wissen, alle zu beantworten. Da gehen schnell wichtige Anfragen unter. Darf der Chef sich in Ihr Postfach einloggen, um dies zu verhindern?

Nimmt ein Arbeitnehmer länger Urlaub oder Elternzeit, gibt es meist eine klare Vertretungsregelung. Kunden oder Geschäftspartner, die sich per E-Mail bei ihm melden, erhalten dann oft eine Abwesenheitsnotiz mit dem Verweis auf Ansprechpartner.

Doch was gilt, wenn ein Arbeitnehmer überraschend länger abwesend ist – etwa aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalls – darf dann der Chef einfach auf sein Postfach zugreifen? "Auf E-Mails mit dienstlichem Bezug darf der Chef grundsätzlich zugreifen", sagt Barbara Reinhard, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein.

Das bedeutet: Wenn sich nur berufliche Nachrichten im Postfach befinden, der Arbeitgeber also grundsätzlich private E-Mails im Büro verboten hat, darf er die E-Mails abrufen und bearbeiten. "Dann muss er den Arbeitnehmer in dem genannten Notfall auch gar nicht vorher informieren", erklärt Reinhard.

Diese Ausnahme gibt es

Etwas anderes gilt, wenn der Chef private E-Mails in der Firma erlaubt hat – also private und berufliche Nachrichten ins Postfach einlaufen. "Dann dürfen der Arbeitgeber und Kollegen in der Regel nicht einfach auf das Postfach zugreifen", sagt Reinhard.

Bei Verstößen gegen das Persönlichkeitsrecht oder gegen Datenschutzregelungen drohen dem Arbeitgeber Bußgelder. "Auch Schadenersatzforderungen des Arbeitnehmers sind bei Verstößen unter Umständen möglich", sagt Reinhard.

Idealerweise sollte im Unternehmen vorab eindeutig geregelt sein, was bei längerer Abwesenheit erlaubt ist – etwa über die Betriebsvereinbarung. Dann können Arbeitnehmer für den Vertretungsfall beispielsweise bei der IT ein Passwort für ihr Postfach hinterlegen.