Abrechnungsfrist endet | Betriebskosten: Steuerersparnis gilt auch nachträglich

Viele Positionen, wenig Durchblick: Wer sich mit der Nebenkostenabrechnung befasst, kann mitunter verzweifeln. Wir klären, welche Kosten wann und wie von der Steuer abgesetzt werden können.

Zum Jahresende geht bei vielen Mieterinnen und Mietern die Nebenkostenabrechnung des Vorjahres ein. Kein Wunder, immerhin bleibt in den meisten Fällen nur bis zum 31. Dezember Zeit dafür. Und auch wenn das Dokument auf den ersten Blick unübersichtlich erscheinen mag - man sollte sich die Zeit nehmen, durchzusteigen. Immerhin könnten an manchen Stellen Fehler lauern, einige Positionen sind relevant für die Steuererklärung.

Wer jetzt sagt "Steuererklärung? Die für 2022 ist doch schon längst abgegeben", der sollte wissen, dass die Steuerersparnis auch noch zu einem späteren Zeitpunkt geltend gemacht werden kann. Denn meist ist es so, dass die Betriebskostenabrechnung erst spät im Folgejahr eingeht, die Frist für die Abgabe der Steuererklärung bis dahin aber bereits verstrichen ist.

Daher akzeptierten die Finanzämter in der Regel, dass die Steuerermäßigung erst für das Jahr beantragt wird, in dem der Mieter die Nebenkostenabrechnung auch erhalten hat, so Jana Bauer vom Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine.

Kosten anteilig absetzbar

Absetzbar sind sämtliche Nebenkosten, die für eine handwerkliche Tätigkeit oder eine haushaltsnahe Dienstleistung angefallen sind. Das können laut Jana Bauer etwa folgende Positionen sein:

• Reinigungskosten für das Treppenhaus oder die Flure
• Kosten für Schnee- und Räumdienste
• Kosten für die Gartenpflege
• Schornsteinfegergebühren
• Kosten für Wartungsarbeiten - etwa an Fahrstuhl oder Heizung
• Kosten für Hausmeistertätigkeiten
• Kosten für den Austausch von Heizungszählern
• Kosten für die Schädlingsbekämpfung

Sind solche oder ähnliche Aufwendungen in Ihrer Nebenkostenabrechnung aufgeführt, können Sie Ihren Kostenanteil mit Ihrer Steuererklärung geltend machen. Und zwar die Kosten für 2022 eben auch noch mit der Steuererklärung für 2023. Dafür müssen Sie die jeweiligen Positionen in der Anlage "Haushaltsnahe Aufwendungen" mit Hinweis auf die entsprechende Betriebskostenabrechnung eintragen.

Die Betriebskostenabrechnung selbst müssen Sie nicht mehr mit einreichen. Sie sollten sie aber bereithalten, falls das Finanzamt später Belege verlangt. Als Nachweis ist die Abrechnung Jana Bauer zufolge ausreichend. Originalrechnungen müssen Mieterinnen und Mieter jedenfalls zu diesem Zweck nicht von ihrem Vermieter einfordern.

Verspätete Nachforderungen verfallen

Gut zu wissen: Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums haben Vermieter zwölf Monate Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Häufig gilt das Kalenderjahr von Januar bis Dezember als Abrechnungsperiode. In diesen Fällen ist also der 31. Dezember des Folgejahres die Deadline für die Nebenkostenabrechnung des Vorjahres.

Ziehen Vermieter nicht rechtzeitig Bilanz, können sie von den Mietparteien etwaige Nachzahlungen nur noch dann verlangen, wenn sie die Verzögerung nicht selbst verschuldet haben - etwa aufgrund eines verzögerten gemeindlichen Bescheids. Möglicherweise zu viel gezahlte Beiträge müssen sie den Mietparteien aber dennoch erstatten.