Arbeit: Wie werde ich Kaufmann/frau für Büromanagement

Telefonieren, am Computer arbeiten, Briefe schreiben – das typische Arbeitsfeld einer Kauffrau. Doch auch die Digitalisierung hat Einzug an den Büroarbeitsplatz gefunden.

"Für mich war schon immer klar, dass ich im Büro arbeiten möchte", erzählt Alessia Müller. Im Herbst hat die 20-Jährige ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement begonnen. Davor hatte sie das Gymnasium mit mittlerer Reife verlassen. Für sie sei das die richtige Entscheidung gewesen: "Ich wollte gerne etwas Praktisches machen."

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Die junge Frau hat früher Kinder-Freizeiten ihrer Kirchengemeinde begleitet. So kam ihr die Idee, sich bei der Stadtmission Nürnberg zu bewerben. "Dort kann ich einen Büroberuf mit dem Sozialen vereinen."

Flexibilität gefragt

Kaufleute für Büromanagement organisieren Termine und Dienstreisen, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial und bereiten Sitzungen vor. Zudem gehört es zu ihren Aufgaben, E-Mails, Briefe und Rechnungen zu schreiben, Aufträge abzuwickeln und Kunden zu betreuen.

Müller musste sich daran gewöhnen, sich im Job schnell auf neue Situationen einzustellen – etwa, wenn ein Anruf sie plötzlich aus einer Tätigkeit herausreißt: "Was sehr anspruchsvoll an dem Beruf ist, ist die Flexibilität, die man mitbringen muss." Wichtig seien Offenheit und Kontaktfreudigkeit - und die Fähigkeit, Ruhe zu bewahren. "Manchmal ist es hektisch. Dann ist es wichtig, dass man sich nicht verrückt machen lässt."

Vielfältiger Blick hinter die Kulissen

Müller hat schon in der Bau-, der Immobilien- und in der Finanzierungsabteilung sowie am Empfang gearbeitet. Dort war sie erste Ansprechpartnerin für Anliegen von Anrufern und Besuchern. "Ich finde toll, dass der Beruf so vielfältig ist", sagt sie. Aktuell arbeitet sie in der Personalabteilung und lernt dort unter anderem, wie die Verwaltung von Urlaubs- und Krankentagen funktioniert.

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Kauffrau – Hohe Nachfrage nach Ausbildungsplätzen

Durch die vielseitigen Aufgaben sind Kaufleute für Büromanagement in jeder Branche gefragt – ob in der Industrie, in der Verwaltung, im Handwerk oder im sozialen Bereich. Mit mehr als 28.000 neu abgeschlossenen Verträgen wurde der Ausbildungsberuf nach Angaben des Bundesinstituts für Berufsbildung ( BIBB ) 2017 in Deutschland am häufigsten ergriffen.

Die Ausbildung existiert in dieser Form erst seit 2014. Zusammengeführt wurden die Ausbildungen für Bürokaufleute sowie Kaufleute und Fachangestellte für Bürokommunikation. Letztere waren auf den öffentlichen Dienst spezialisiert, erklärt Andreas Stöhr vom BIBB. Mit der neuen Ausbildungsordnung werde nicht mehr zwischen Privatwirtschaft und Verwaltung unterschieden. Wer eine Ausbildung in der Industrie gemacht hat, könne später auch im Handwerk oder bei einer Organisation arbeiten, erklärt Stöhr. "Es ist ein unglaublich universeller Beruf."

Schreiben, Rechnen, Sprachen und Teamarbeit

Die Ausbildung ist für Hauptschulabsolventen geeignet – auch wenn im öffentlichen Dienst vor allem Abiturienten eingestellt werden. Stöhr nennt wichtige Voraussetzungen: Bewerber sollten gut rechnen und schreiben können. Zudem sollten Interessierte gerne im Team arbeiten sowie gut planen und organisieren können. Auch Englischkenntnisse und das Beherrschen vom Zehn-Finger-Schreibsystem seien von Vorteil, erzählt die Auszubildende Müller.

Inzwischen interessieren sich auch Männer für die Büroarbeit, die früher als Frauendomäne galt. Immerhin rund 28 Prozent der Ausbildungsanfänger waren im Jahr 2017 männlich.

Ausbildungsvergütung schwankt

Laut Bundesagentur für Arbeit verdienen die Auszubildenden im ersten Jahr zwischen rund 400 und knapp 1.100 Euro – abhängig vom Bundesland sowie der Branche. Im dritten Jahr sind es zwischen knapp 500 und fast 1.200 Euro. Im Handwerk liegt die Vergütung im Schnitt etwas unter der in der Industrie.

Je nach Betrieb können sich die Auszubildenden auf zwei von zehn Wahlqualifikationen spezialisieren. Angeboten werden unter anderem: kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft oder auch Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement.

Ansprüche an Bewerber gestiegen

Die Ansprüche sind umfassender als früher. Stöhr erklärt: Wer heutzutage im Büro eines Dachdeckerbetriebes, eines Autohauses oder eines Fitnessstudios arbeitet, müsse auch Ahnung von den Produkten und den Geschäftsprozessen haben.

Müller hat sich noch nicht entschieden, in welcher Abteilung sie später gerne arbeiten möchte. Für sie ist aber klar: "Am liebsten hätte ich schon, dass die Stadtmission Nürnberg mich übernimmt."

Zusatzqualifikation Digitalisierung und Datenschutz

Nach der Ausbildung gibt es mehrere Möglichkeiten, sich weiter zu qualifizieren - etwa zur Verwaltungsfachwirtin oder zur Geprüften Fachkauffrau für Büro- und Projektorganisation. Gefragt seien auch Management-Assistenten im Bereich Kommunikation und Betriebswirtschaft sowie Assistenten im Qualitätsmanagement, sagt Isa Bertram, Geschäftsstellenleiterin des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement ( bSb ). "Ich kann jedem nur raten, sich weiter zu qualifizieren", erklärt sie. Die Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement sei eine gute Grundlage.

Aber je nach Branche seien Zusatzfähigkeiten gefragt – dabei seien Digitalisierung und Datenschutz wichtige Stichworte. Die Zeiten klassischer Jobs im Sekretariat sind nahezu vorbei, erklärt Bertram. Was trotz zunehmender Digitalisierung wichtig bleibt: die zwischenmenschliche Kommunikation. "Das wird ein Roboter niemals können", sagt sie.