Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen: Was muss ich wie lange aufheben?

Aktenordner füllen sich im Laufe eines Berufslebens – auch mit Steuerunterlagen. Für bestimmte Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen, die Sie beachten sollten.

Es gibt eine Reihe von Unterlagen, die Sie am besten niemals entsorgen. Dazu zählen zum Beispiel die Geburtsurkunde und Ausweisdokumente zum Nachweis Ihrer Identität, der Sozialversicherungsausweis, Kaufverträge und Kreditunterlagen, Grundbuchauszüge, Patientenverfügungen, um nur einige zu nennen. Es empfiehlt sich auch, Nachweise über Ausbildung, Beruf und Finanzen möglichst lückenlos aufzubewahren – ein Leben lang.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten für Steuerunterlagen

Der Lohnsteuerhilfeverein empfiehlt, Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufzubewahren, manchmal sogar länger. Der Grund ist einfach: Finanzämter können Steuerbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder nur vorläufig erlassen.

Was bedeutet ein Vorläufigkeitsvermerk?

Vorläufige Steuerbescheide sind noch nicht endgültig und können vom Finanzamt innerhalb der sogenannten Festsetzungsfrist jederzeit zu Ihren Gunsten, aber auch zu Ihren Ungunsten geändert werden. Ob der Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk enthält, entnehmen Sie der ersten Seite unter "Art der Steuerfestsetzung".

Finanzämter können einen Vorbehaltsvermerk im Steuerbescheid erlassen, wenn eine zeitnahe abschließende Prüfung des Steuerfalls nicht möglich ist. Sind zum Beispiel weitere Unterlagen zu prüfen, die dem Finanzamt nicht vorliegen, kann es diese von Ihnen später anfordern. Über Art und Inhalt der Dokumente werden Sie in den Erläuterungen Ihres Steuerbescheides oder in einem separaten Schreiben informiert.

Beruht der Steuerbescheid auf einer Schätzung, weil Sie die Steuererklärung noch nicht abgegeben haben, wird der Schätzungsbescheid in der Regel unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erlassen.

Welche Unterlagen Sie aufbewahren sollten

Zuwendungsbestätigungen, Quittungen, Rechnungen, Fahrscheine – alle finanziellen Nachweise, die in einer Steuererklärung geltend gemacht werden können, sollten Sie nach Abgabe der Steuererklärung aufbewahren – mindestens bis zum Erhalt des Steuerbescheids. Fordert das Finanzamt bei einem vorläufigen Bescheid Belege an, sind Sie gut beraten, diese archiviert zu haben. Gleiches gilt auch für den Fall, dass Sie Einspruch gegen den Bescheid einlegen wollen. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Nachweise, die ausschließlich digital vorliegen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder ein Vertrag geschlossen wurde. Bei einer Handwerkerrechnung zum Beispiel, die am 6. Juni 2022 ausgestellt worden ist, beginnt die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren somit am 1. Januar 2023 und endet mit dem 31. Dezember 2024.

Fazit

Wichtige Unterlagen wie Geburtsurkunde, Ausweise, Verträge und Kreditunterlagen sollten niemals weggeworfen werden. Um alle möglichen Fristen gegenüber Ihrem zuständigen Finanzamt einhalten zu können – insbesondere dann, wenn der Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk enthält –, sollten Sie alle finanziellen Nachweise mindestens vier Jahre aufbewahren. Die sorgfältige Aufbewahrung dieser Dokumente ist wichtig, um eventuelle Änderungen oder Prüfungen zu erleichtern.