Werbungskosten: Was Arbeitnehmer in der Steuererklärung absetzen können

Ausgaben, die mit Ihrem Beruf zusammenhängen, können Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Doch was zählt alles dazu? Ein Überblick.

Werbungskosten sind für Arbeitnehmer einer der wichtigsten Posten, wenn es darum geht, das meiste aus der Einkommensteuererklärung herauszuholen. Darunter versteht man alle Ausgaben, die Ihnen aufgrund Ihrer Arbeit entstehen. Wir zeigen, was konkret dazu zählt und wo Sie die Werbungskosten in der Steuererklärung eintragen.

Was sind Werbungskosten in der Steuererklärung?

Wer einen Job ausübt, verdient nicht nur Geld, er hat auch größere und kleinere Kosten. So zahlt man etwa Benzin für den Weg zur Arbeit, schafft sich einen Schreibtischstuhl für den Arbeitsplatz im Homeoffice an oder muss womöglich eine Zweitwohnung einrichten. Doch der Staat lässt Sie damit nicht allein: Denn das Finanzamt berücksichtigt solche Ausgaben zu Ihren Gunsten.

Dafür zieht es automatisch die sogenannte Werbungskostenpauschale – offiziell Arbeitnehmer-Pauschbetrag – ab. Im Jahr 2023 liegt dieser bei 1.230 Euro. 2022 waren es 1.200 Euro, in den Jahren zuvor nur 1.000 Euro. Die Werbungskostenpauschale steht jedem Arbeitnehmer zu, auch wenn er in Wahrheit gar nicht so hohe berufliche Ausgaben hatte. Sie wird bereits bei Ihren Gehaltsabrechnungen berücksichtigt.

Wer jedoch mit seinen Werbungskosten über den pauschalen Betrag kommt, kann seine Steuerlast zusätzlich mindern. Dafür müssen Sie alle Ausgaben einzeln in der Steuererklärung angeben (wo genau, lesen Sie unten). Nur so erhalten Sie eine weitere Ersparnis.

Was kann ich alles als Werbungskosten absetzen?

Die Liste an Ausgaben, die Sie als Werbungskosten absetzen können, ist lang. Diese Posten können Sie abrechnen:

• Fahrten von der Wohnung zur Arbeit: Für den Weg zu Ihrer sogenannten ersten Tätigkeitsstätte steht Ihnen die Entfernungspauschale zu, besser bekannt als Pendlerpauschale. Dabei gilt: Für die ersten 20 Kilometer der einfachen Strecke gibt es 30 Cent pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer sind es 38 Cent. Es dabei egal, ob Sie den Weg mit dem Auto, der Bahn, dem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegen. Grundsätzlich müssen Sie die kürzeste Verbindung angeben. Eine Ausnahme ist möglich, wenn eine längere Strecke schneller ist, weil Sie so Staus oder Baustellen umgehen.
• Homeoffice-Pauschale: Wer im Homeoffice arbeitet, kann für diese Tage eine Pauschale geltend machen. Seit 2023 liegt sie bei 6 Euro pro Tag und ist auf 210 Tage im Jahr beschränkt. Zuvor könnten Sie nur 5 Euro am Tag absetzen, begrenzt auf 120 Tage. Ein echtes Arbeitszimmer ist nicht nötig, um die Homeoffice-Pauschale zu erhalten.
• Arbeitsmittel: Ein heimischer Arbeitsplatz kann ordentlich ins Geld gehen. Doch auch den Schreibtisch und den Bürostuhl dürfen Sie als Werbungskosten absetzen. Haben die Möbel nicht mehr gekostet als 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer), können Sie direkt den kompletten Betrag geltend machen. Bei digitalen Wirtschaftsgütern gibt es keine Kostengrenze. Seit 2021 gilt für sie eine Nutzungsdauer von einem Jahr. Das heißt, der beruflich veranlasste Teil der Rechnung kann auch dann auf einen Schlag in der Steuererklärung abgesetzt werden, wenn er über 952 Euro liegt. Das betrifft zum Beispiel Computer, Notebooks, Tablets, Dockingstations oder Netzteile sowie Software. Auch externe Speicher, Tastatur, Maus, Scanner, Kamera, Mikrofon, Beamer, Headset, Lautsprecher, Monitor und Drucker sind begünstigt. Analoge Arbeitsmittel, die teurer als 952 Euro sind, müssen Sie weiterhin über die voraussichtliche Nutzungsdauer abschreiben. Die Zeiten entnehmen Sie der amtlichen AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums.
• Telefon und Internet: Auch laufende Kosten für Ihren privaten Telefon- und Internetanschluss können Sie absetzen. Voraussetzung ist, dass Sie ihn zum Teil beruflich nutzen. Je nach Berufsgruppe dürfen Sie pauschal 20 Prozent der Kosten abrechnen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat. Das trifft zum Beispiel auf Lehrer und Außendienstmitarbeiter zu. Aber auch wer plausibel machen kann, dass er im Homeoffice arbeitet, profitiert von der Regel. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie sich notieren, mit welchen beruflichen Kontakten Sie wann telefoniert haben oder welche Recherchen Sie online tätigen mussten.
• Fortbildungskosten: Wer beruflich auf dem Laufenden bleiben will, sollte sich regelmäßig fortbilden. Übernimmt Ihr Arbeitgeber die Kosten nicht für Sie, können Sie diese als Werbungskosten absetzen. Das gilt selbst für ein Masterstudium. Nützt Ihnen das nichts, weil Sie gar nicht ausreichend verdienen, um Steuervorteile zu erhalten, beantragen Sie für die Kosten einen sogenannten Verlustvortrag (mehr dazu unten).
• Reisekosten: Auch Dienstreisen oder Fahrten zu Kunden bringen Ihnen Steuervergünstigungen. Autofahrten rechnen Sie mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ab, Fahrten mit Motorrad, Roller oder Mofa bringen 20 Cent pro Kilometer. Hinzu kommen noch Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen. Das gilt übrigens auch für Auslandsreisen.
• Bahncard: Wer beruflich viel reist, besitzt womöglich auch eine Bahncard. Selbst wenn Sie diese auch privat nutzen: Den beruflichen Anteil des Preises können Sie als Werbungskosten absetzen.
• Diebstahl auf Dienstreisen: Es möge Ihnen erspart bleiben, aber wenn es doch passiert, bringt Ihnen sogar der Verlust von Laptop, Kleidung und Koffer auf einer Dienstreise eine Steuerersparnis. Bargeld oder Schmuck sind allerdings ausgeschlossen.
• Führerschein: Benötigen Sie einen speziellen Führerschein, um Ihren Beruf ausüben zu können, dürfen Sie die Ausgaben für dessen Erwerb geltend machen.
• Berufskleidung: Arbeiten Sie zum Beispiel im Labor, benötigen Sie besondere Schutzkleidung. Da diese in der Regel ausschließlich im Job getragen wird, können Sie sie von der Steuer absetzen. Kleidung, die Sie auch privat tragen könnten, ist hingegen grundsätzlich nicht absetzbar.
• Kontoführungsgebühren: Die Kosten für Ihr das Girokonto, auf das Ihr Arbeitgeber Ihr Gehalt überweist, dürfen Sie pauschal mit 16 Euro ansetzen. Alternativ setzen Sie die Gebühren für eine Überweisung und eine Abhebung pro Monat an.
• Versicherungen: Als Werbungskosten können Sie Ihre Berufshaftpflicht, Rechtsschutzversicherung und Unfallversicherung geltend machen.
• Berufsverbände, Gewerkschaften, Betriebsrat: Sind Sie Mitglied in einer Gewerkschaft oder in einem Berufsverband, tragen Sie die Kosten für die Beiträge in der Steuererklärung ein. Auch Arbeitsmittel wie Fachliteratur oder Kosten für Lehrgänge zählen als Werbungskosten.
• Bewerbungskosten: Egal, ob Sie Erfolg haben oder nicht – bewerben Sie sich auf einen Job, gelten die Ausgaben dafür als Werbungskosten. Dazu gehören zum Beispiel Portokosten, Kosten für Stellengesuche, Bewerbungsmappen, Bewerbungsfotos oder Fachbücher.
• Häusliches Arbeitszimmer: Steht Ihnen im Homeoffice ein separater Raum zur Verfügung, profitieren Sie von den Regelungen für ein echtes Arbeitszimmer. Das heißt, Sie dürfen das Finanzamt an den anteiligen Kosten für Miete und Energie beteiligen. Doch Achtung: Sie dürfen das Zimmer maximal zu 10 Prozent privat nutzen und es muss der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit sein.
• Doppelte Haushaltsführung: Wohnen Sie zu weit entfernt von Ihrem Arbeitsort, um dorthin zu pendeln, muss oft eine Zweitwohnung her. Die Ausgaben können Sie absetzen (mehr dazu hier). Die Heimfahrten zur Familie fallen übrigens auch unter die Entfernungspauschale.
• Berufliche Feiern: Laden Sie Ihre Arbeitskollegen zu einer Feier ein, können Sie selbst diese Ausgaben als Werbungskosten abziehen. Laut Bundesfinanzhof spricht es für eine berufliche Veranlassung, wenn Sie alle Kollegen Ihrer Abteilung einladen. Es ist dabei unerheblich, ob der Grund für die Feier beruflicher Natur ist (Dienstjubiläum, Renteneintritt) oder ob Sie zum Beispiel nur Geburtstag feiern. Selbst wenn Freunde und Familie eingeladen sind, dürfen Sie Partykosten absetzen – dann allerdings nur den Teil, der auf die beruflichen Gäste anfällt.
• Umzugskosten: Ziehen Sie berufsbedingt um, gelten die Kosten für die Wohnungssuche, den Transport von Möbeln und Hausrat, Fahrtkosten und Verpflegungskosten am Umzugstag und sogar eine doppelte Miete in der Übergangsphase als Werbungskosten. Ein Umzug kann selbst dann jobbedingt sein, wenn Sie nur innerhalb derselben Stadt umziehen, sich aber Ihr Fahrtweg deutlich verkürzt oder sich Ihr Arbeitsumfeld in der neuen Wohnung verbessert – etwa weil Sie dort über ein Arbeitszimmer verfügen.
• Anwalts- und Gerichtskosten: Ziehen Sie vors Arbeitsgericht, etwa weil Sie gegen eine Kündigung vorgehen, erkennt das Finanzamt das als berufsbedingte Ausgaben an.
• Unfall: Wer auf dem Arbeitsweg, Firmengelände oder während eines beruflichen Umzugs verunfallt, bekommt nicht immer alle Behandlungs- und Krankheitskosten von Arbeitgeber oder Versicherung erstattet. Wenigstens als Werbungskosten dürfen Sie diese aber geltend machen.

Wo trage ich Werbungskosten in der Steuererklärung ein?

Werbungskosten tragen Sie in die Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Das ist allerdings nur dann nötig, wenn Sie damit über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen, der jedem Angestellten automatisch zusteht. Andernfalls ist die Mühe umsonst, da Ihnen die Angaben keine zusätzliche Steuerersparnis bringen.